Bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh nào cũng phải đối mặt với những vấn đề liên quan đến hàng tồn kho. Một trong số những vấn đề phổ biến nhất của hàng tồn kho là dư thừa, thiếu hụt và hết hạn sử dụng. Bài viết này sẽ chỉ ra những phương pháp giúp doanh nghiệp xử lý hàng tồn kho một cách phù hợp và hiệu quả nhất.
I. Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, đang trong quá trình sản xuất/kinh doanh dang dở hoặc những nguyên vật liệu được sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Như vậy, hàng tồn kho có thể hiểu là một dạng tài sản chiếm chủ yếu tổng giá trị tài sản lưu động của doanh nghiệp. Để tránh xảy ra các tình trạng với hàng tồn kho như dư thừa, thiếu hụt,… doanh nghiệp phải có những biện pháp xử lý riêng phù hợp với từng vấn đề.
II. Xử lý hàng tồn kho vượt định mức
Để xử lý hàng hóa còn thừa trong kho, doanh nghiệp có thể áp dụng một số biện pháp sau đây:
- Giao bán hóa đơn đầu ra cho những doanh nghiệp khác đang thiếu những mặt hàng mà doanh nghiệp đang thừa
- Xuất hóa đơn cho đối tượng và các cá nhân không cung cấp tên, địa chỉ và mã số thuế
- Chuyển hình thức trả lương bằng tiền mặt hay chuyển khoản sang chi trả một phần bằng sản phẩm tồn
- Xuất hóa đơn hàng biếu tặng
III. Xử lý hàng tồn kho bị âm
1. Nguyên nhân
Có hai nguyên nhân chính khiến cho hàng tồn kho bị âm:
- Nguyên nhân thứ nhất là do kế toán xuất hóa đơn trước ngày hóa đơn của các hóa đơn mua hàng, dẫn đến việc hàng hóa bị âm kho tại một thời điểm trong kỳ.
- Nguyên nhân thứ hai là do kế toán xuất hàng quá số lượng hàng trong kho, hoặc xuất nhầm mặt hàng khác không phải hàng cần xuất, khiến cho hàng bị âm vào cuối kỳ.
2. Cách xử lý
- Với trường hợp đầu tiên, khi phát hiện trong kỳ bị âm kho, kế toàn cần bổ sung thêm các loại hóa đơn như: hóa đơn trực tiếp, hóa đơn GTGT,… từ các nhà cung cấp và làm thủ tục hàng về trước hóa đơn về sau.
- Với trường hợp thứ hai, kế toán cần xem xét lại sổ sách để kiểm tra lượng hàng hóa và hóa đơn đã nhập vào kho. Điều này sẽ giúp cho kế toán biết được liệu có xuất nhầm hàng hay không, từ đó có thể bổ sung lượng hàng mới hoặc đổi lại các mặt hàng đã xuất nhầm.
IV. Xử lý hàng tồn kho hết hạn sử dụng
Hàng tồn kho hết hạn sử dụng là những mặt hàng mà tuổi thọ của nó vượt quá thời gian sử dụng được quy định, không nên sử dụng do không còn giữ được chất lượng tốt ban đầu. Vì chất lượng của hàng hết hạn sử dụng không thể đưa vào tiêu dùng nữa nên cần phải nhanh chóng xử lý mặt hàng này để tránh được những tổn thất không đáng có. Cách xử lý như sau:
1. Về thuế TNDN
Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, những mặt hàng bị hết hạn sử dụng hay hư hỏng nếu không được bồi thường thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Những hồ sơ liên quan đến loại hàng hóa này bao gồm:
- Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng do doanh nghiệp lập, trong đó xác định rõ giá trị và nguyên nhân hư hỏng, chủng loại, số lượng và giá trị hàng có thể thu hồi được
- Hồ sơ bồi thường thiệt hại của cơ quan bảo hiểm (nếu có)
- Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức hoặc cá nhân phải bồi thường (nếu có)
Những hồ sơ trên phải được lưu tại doanh nghiệp và xuất trình với cơ quan thuế khi được yêu cầu.
2. Về thuế GTGT
Theo Thông tư 219/2013/TT-BTC, đối với hàng hóa bị hết hạn sử dụng, nếu không được bảo hiểm bồi thường thì thuế GTGT đầu vào của hàng hóa đó sẽ được khấu trừ.
Trên đây là những biện pháp xử lý các trường hợp phổ biến liên quan đến hàng tồn kho mà doanh nghiệp thường hay gặp phải. Kế toán cần lưu ý kỹ để tránh bị bất ngờ và xảy ra sai sót trong quá trình kê khai, kiểm kê hàng hóa.
>> 2 phuơng pháp chính để hạch toán hàng tồn kho
