Ký hiệu, số hóa đơn Thông tư 78 thay đổi khi sang năm 2024

1. Căn cứ pháp lý

• Căn cứ điểm b khoản 1 Điều 4 của Thông tư 78/2021/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn điện tử được quy định như sau:

“b) Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:

– Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;

– Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2024 thì thể hiện là số 24;

– Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng…”

Nguồn: Văn bản ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài Chính

• Căn cứ khoản 3 Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, số hóa đơn được quy định như sau:

“a) Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.”

Nguồn: Văn bản ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Bộ Tài Chính

2. Tổng kết về sự thay đổi của ký hiệu và số hóa đơn điện tử trong năm 2024

2.1 Ký hiệu hóa đơn năm 2024

Như vậy, dựa trên các căn cứ pháp lý nêu trên, khi bước sang năm 2024, hai ký tự thể hiện năm lập hóa đơn sẽ là 24. 

Ví dụ: Năm 2023 sử dụng hóa đơn có ký hiệu 1K23THH thì sang năm 2024 sẽ chuyển thành 1K24THH.

2.2 Số hóa đơn điện tử năm 2024

Khi bắt đầu năm 2024, số hóa đơn sẽ được đánh lại từ 1 tương ứng với từng ký hiệu hóa đơn.

Ví dụ: Với hóa đơn cuối cùng của năm 2023 có ngày lập là 31/12/2023, ký hiệu 1C23TYY, số hóa đơn 00000999 thì khi bước sang năm 2024, phần mềm sẽ tự động cập nhật ký hiệu của hóa đơn đầu tiên có ngày lập thuộc năm 2024 thành 1C24TYY và số hóa đơn là 00000001.

3. Đơn vị/doanh nghiệp có cần phải làm gì khi ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn thay đổi từ đầu năm 2024 không?

Trả lời:

Nếu đơn vị là khách hàng đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice, đơn vị không cần làm gì cho sự thay đổi này.

Khi bắt đầu năm 2024, phần mềm của MISA sẽ tự động cập nhật Ký hiệu của hóa đơn thành ký hiệu năm 2024 và đánh lại số hóa đơn với thứ tự là số 1 cho hóa đơn đầu tiên của năm 2024 tương ứng với từng ký hiệu của hóa đơn.

CỤ THỂ:

• Với khách hàng đang sử dụng meInvoice Web: Phần mềm sẽ tự động cập nhật Năm làm việc và Ký hiệu của hóa đơn thành năm 2024 khi bước sang năm mới.

• Với khách hàng đang sử dụng meInvoice Mobile: Phần  mềm tự động cập nhật Ký hiệu của hóa đơn thành năm 2024 khi bước sang năm mới.

• Với khách hàng sử dụng meInvoice Desktop: Phần mềm sẽ tự động cập nhật các ký tự thể hiện năm lập hóa đơn trên ký hiệu của hóa đơn theo ngày lập hóa đơn.
  Ví dụ: Hóa đơn có ngày lập hóa đơn là 31/12/2023 thì ký hiệu sẽ là 1C23TYD, hóa đơn có ngày lập là 01/01/2024 thì ký hiệu sẽ là 1C24TYD.

• Với khách hàng sử dụng meInvocie tích hợp phần mềm kế toán MISA SME: Xem hướng dẫn Tại đây.
• Với khách hàng sử dụng meInvoice tích hợp phần mềm AMIS Kế toán: Xem hướng dẫn Tại đây.

MỘT SỐ LƯU Ý:

• Người dùng được phân quyền làm việc với ký hiệu của hóa đơn nào thì sang năm 2024 vẫn có quyền làm việc với ký hiệu của đơn đó. Ví dụ năm 2023 được phân quyền làm việc với mẫu ký hiệu 1C23TYY thì sang năm 2024 sẽ có quyền làm việc với ký hiệu 1C24TYY.

• Năm làm việc không ảnh hưởng đến danh sách hóa đơn, báo cáo: Các danh sách này hiển thị theo bộ lọc người sử dụng đang thiết lập, phần ký hiệu bổ sung thêm ký hiệu của hóa đơn năm 2024 (Người sử dụng phần mềm có thể thay đổi lại tham số lọc để lọc hóa đơn theo nhu cầu).

• Lưu ý quan trọng trước khi phát hành hóa đơn năm 2024: Sang năm 2024, nếu người dùng đã phát phát hành hóa đơn năm 2024, thì chương trình sẽ không cho phép phát hành hóa đơn năm 2023 của cùng ký hiệu (kể cả huỷ hoá đơn đã phát hành năm 2024 của ký hiệu hoá đơn 2024). Người dùng cần chốt xuất hết hóa đơn năm 2023 trước khi xuất hóa đơn năm 2024.

MỌI THẮC MẮC LIÊN QUAN ĐẾN KẾ TOÁN THUẾ XIN LIÊN HỆ HOTLINE: 0356828688 – 0911298688 ĐỂ ĐƯỢC HỖ TRỢ TƯ VẤN. NGOÀI RA Kế toán ALA Việt Nam CÒN ĐANG HỖ TRỢ CÁC DOANH NGHIỆP MỚI THÀNH LẬP VỀ TOKEN, LÀM LẠI SỔ SÁCH,… VỚI GIÁ CẢ PHẢI CHĂNG