Trong quá trình sử dụng hoá đơn điện tử , doanh nghiệp không tránh khỏi những sai sót khi tạo lập hóa đơn điện tử. Trước những vướng mắc đó, doanh nghiệp cần làm gì để xử lý những hóa đơn bị sai này một cách đơn giản, dễ dàng và hợp quy định.
Bài viết sau đây, kế toán ALA sẽ hướng dẫn doanh nghiệp cách xử lý hoá đơn điện tử khi có sai xót
Quy định tại:
- Nghị Định 123/2020/NĐ-CP Quy định về hóa đơn, chứng từ
- Thông tư 78/2021/TT-BTC Hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ
- Những SAI SÓT thường gặp phải khi lập hóa đơn điện tử
Khi lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp và cá nhân thường gặp phải một số sai sót phổ biến. Dưới đây là một số trong số đó:
*Sai số liệu: Sai số lượng sản phẩm/dịch vụ, Sai đơn giá, Sai thông tin Thuế
*Sai thông tin người mua/bán: Sai tên người mua/bán, Sai địa chỉ, Sai mã số thuế
*Sai thông tin sản phẩm/dịch vụ: Sai tên sản phẩm/dịch vụ, Sai đơn vị tính
*Sai ngày tháng
- Quy định mới nhất về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót
Quy định mới nhất về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót được hướng dẫn chi tiết thông qua Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
– Trường hợp hóa đơn chưa gửi cho người mua có sai sót
Người bán cần thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế.
– Trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua mới phát hiện có sai sót
Tùy vào loại sai sót mà có các cách xử lý khác nhau, từ việc hủy hóa đơn và thông báo với cơ quan thuế cho đến lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc mới thay thế.
– Nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót: Bao gồm việc cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc xử lý dưới hình thức điều chỉnh/thay thế. Người bán có thể thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo đến cơ quan thuế.
– Xử lý hóa đơn điện tử sai sót chưa gửi cho người mua: Nếu hóa đơn điện tử đã được cấp mã của CQT nhưng chưa gửi cho người mua bị lập sai, người bán cần hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế.
– Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót: Cơ quan thuế thông báo cho người bán để kiểm tra và xử lý sai sót theo quy định.
Quy định cũng nêu rõ về việc lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, trong đó doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.
- Hướng dẫn chi tiết cách xử lý các loại sai sót
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách xử lý các loại sai sót trong hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC
TH1: Hóa đơn chưa gửi cho người mua có sai sót
– Thông báo với cơ quan thuế: Người bán cần thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có sai sót sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
– Lập hóa đơn mới: Tiếp theo, lập hóa đơn điện tử mới và gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế.
TH2: Hóa đơn đã gửi cho người mua mới phát hiện có sai sót
– Sai sót không liên quan đến mã số thuế: Nếu chỉ có sai sót về tên, địa chỉ của người mua mà không sai mã số thuế và các nội dung khác không sai, người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không cần lập lại hóa đơn mới
– Sai sót nghiêm trọng (mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa): Có thể lựa chọn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc mới thay thế cho hóa đơn có sai sót
TH3: Cơ quan thuế phát hiện sai sót
– Thông báo cho người bán: Cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán sử dụng Mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán kiểm tra và xử lý sai sót.
– Người bán thực hiện xử lý: Sau khi nhận thông báo, người bán cần thực hiện các biện pháp xử lý phù hợp và thông báo lại cho cơ quan thuế.
TH4: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
– Sử dụng sau khi nhận thông báo chấp nhận: Doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sau khi nhận được thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế
- Lưu ý khi xử lý hóa đơn điện tử có sai sót
Khi xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, có một số lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần tuân thủ để đảm bảo việc xử lý được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả:
– Đối với mọi loại sai sót, người bán cần thông báo cho cơ quan thuế trong thời hạn quy định. Đặc biệt, trong trường hợp điều chỉnh hóa đơn, thông báo cho cơ quan thuế cần được thực hiện chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
– Tùy vào loại sai sót mà có thể chọn hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới, hoặc lập hóa đơn điện tử điều chỉnh. Đối với các sai sót về thông tin người mua hoặc nội dung không ảnh hưởng đến giá trị thuế, việc điều chỉnh có thể được thực hiện mà không cần hủy bỏ hóa đơn gốc.
– Cả hóa đơn gốc có sai sót và hóa đơn điều chỉnh hoặc mới thay thế cần được lưu giữ cẩn thận để phục vụ cho việc kiểm tra, tra cứu của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử đã hủy vẫn cần được lưu trữ để phục vụ tra cứu.
– Khi thực hiện thông báo với cơ quan thuế, người bán cần sử dụng đúng mẫu số quy định và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết. Việc này giúp quá trình xử lý được thuận lợi và tránh những sai sót không đáng có.
– Trong trường hợp cần hủy hóa đơn đã gửi cho người mua, người bán cũng cần thông báo cho người mua biết về việc này. Đối với hóa đơn điện tử mới hoặc hóa đơn điều chỉnh, người bán cũng cần gửi cho người mua bản cập nhật.
– Đảm bảo rằng mọi hành động liên quan đến hóa đơn điện tử, từ lập, sửa đổi, hủy bỏ, đến lưu trữ đều phải tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và quản lý hóa đơn.
