Cách theo dõi hóa đơn đầu ra – đầu vào hiệu quả

Để theo dõi hóa đơn đầu ra – đầu vào có rất nhiều cách. Tùy thuộc theo đặc điểm mua bán, điều kiện và mục đích kế toán có thể sử dụng cách theo dõi hóa đơn thuận tiện và phù hợp nhất để tiết kiệm thời gian, công sức mang đến hiệu quả cao.

1. Cách theo dõi hóa đơn đầu ra đầu vào bằng lập bảng kê trên Excel

Theo dõi quản lý hóa đơn là công việc vô cùng quan trong trong nghiệp vụ kế toán. Theo dõi hóa đơn đầu ra – đầu vào đảm bảo việc hạch toán chính xác đồng thời là cơ sở để có thể tổng hợp hiệu quả công việc đưa ra các chiến lược kinh doanh từng thời kỳ.

Bảng kê hóa đơn đầu vào được thực hiện theo Mẫu số 01-2/GTGT Thông tư 119/2014/TT-BTC như sau:

Mẫu số 01-2/GTGT ban hành kèm theo Thông tư 119/2014/TT-BTC.

Trên thực tế, hầu hết các đơn vị, doanh nghiệp theo dõi hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào thông qua bảng kê. Tuy nhiên, bảng kê được lập trên Excel thường chỉ được áp dụng đối với đơn vị, doanh nghiệp có hoạt động mua bán ít, quy mô nhỏ.

Với cách theo dõi này kế toán sẽ phải nhập dữ liệu thủ công, điều này sẽ tốn rất nhiều thời gian và đòi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ.
Cụ thể từng chỉ tiêu trên bảng kê gồm có:

Cột 1: ghi số thứ tự
Cột 2: là cột “Số hóa đơn” kế toán ghi số hóa đơn trên hóa đơn GTGT đầu vào;
Cột 3: là cột “Ngày, tháng, năm lập hóa đơn” kế toán ghi ngày tháng trên hóa đơn GTGT đầu vào;
Cột 4: là cột ghi “Tên người bán” kế toán ghi tên công ty bán hàng trên hóa đơn đầu vào;
Cột 5: là cột “Mã số thuế người bán” kế toán ghi mã số thuế của công ty bán trên hóa đơn đầu vào;
Cột 6: là cột “Giá trị HH-DV mua vào” kế toán ghi số tiền tại dòng cộng tiền hàng trên hóa đơn đầu vào;
Cột 7: là cột “Tổng số tiền thuế GTGT đầu vào” kế toán ghi số tiền thuế GTGT trên hóa đơn đầu vào;
Cột 8: là cột “Số thuế GTGT đủ điều kiện khấu trừ” kế toán ghi số tiền thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.

Chú ý:

Thông thường giá trị tại cột 7 bằng cột 8. Tuy nhiên nếu hóa đơn đó có phần thuế GTGT đầu vào không đủ điều kiện khấu trừ thì khi đó giá trị cột 7 sẽ lớn hơn cột 8.
Đối với hóa đơn mua vào là HĐ điều chỉnh giảm cho các hóa đơn đã mua vào trước đó thì ghi số giá trị âm bằng cách đặt dấu trừ đằng trước giá trị hàng hoá và tiền thuế.

Theo dõi hóa đơn trên Excel giúp kiểm soát, theo dõi hóa đơn đầu ra đầu vào hiệu quả nhưng sẽ gặp một vài hạn chế. Khi nhập dữ liệu thủ công rất dễ bị sót hóa đơn hoặc bị nhầm dữ liệu.

2. Cách theo dõi hóa đơn đầu ra đầu vào thông qua phần mềm hóa đơn điện tử

Công nghệ phát triển nhanh chóng, theo đó hóa đơn điện tử (HĐĐT) được ứng dụng phổ biến. Phần mềm hóa đơn điện tử trở thành một trong những công cụ không thể thiếu hiện nay giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn, chứng từ một cách dễ dàng và hiệu quả.

Sử dụng hóa đơn giấy bộc lộ nhiều yếu điểm như: tìm kiếm và bảo quản khó khăn, tốn nhiều chi phí, dễ xảy ra nhầm lẫn hoặc sai sót khi lập thì theo dõi quản lý hóa đơn điện tử lại khắc phục được các yếu điểm này. Cụ thể:

Hạn chế sai sót khi thiết lập hóa đơn chứng từ
Phân loại hóa đơn theo nhiều tiêu thức một cách dễ dàng
Tìm kiếm nhanh chóng
Tiết kiệm không gian lưu trữ
Loại bỏ việc hóa đơn bị rách, hỏng, mối mọt, cháy…
Tự động thông báo cho đối tác qua SMS hoặc Email hoặc nhận thông báo từ cơ quan thuế

Cách theo dõi hóa đơn đầu ra – đầu vào thông qua phần mềm hóa đơn điện tử rất dễ dàng. Với các hóa đơn điện tử đã lập hệ thống sẽ tự động lưu lại, khi cần tìm kiếm kế toán chỉ cần gõ các từ khóa theo tiêu thức đã đặt trước, theo đó các hóa đơn có cùng tiêu thức sẽ xuất hiện ngay lập tức mà không tốn quá nhiều thời gian.

3. So sánh quản lý, theo dõi hóa đơn đầu ra đầu vào bằng phương pháp truyền thống và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử

Dưới đây là một vài so sánh để thấy rõ việc theo dõi hóa đơn đầu ra đầu vào bằng phương pháp truyền thống áp dụng cho hóa đơn giấy và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử áp dụng cho hóa đơn điện tử.

(1) Lưu trữ

Đối với phương pháp truyền thống: lưu trữ hóa đơn giấy lâu, cần nhiều không gian, thời gian và nhân lực thực hiện.
Đối với phương pháp sử dụng phần mềm HĐĐT: kế toán nhận hóa đơn từ email sau đó lưu trữ vào các folder trên máy tính. Hoặc các hóa đơn điện tử được lập sẽ tự động lưu trữ theo các tiêu thức được kế toán cài đặt. Có thể lưu trữ số lượng lớn hạn chế tối đa các rủi ro như rách, hỏng, mối mọt, cháy hóa đơn

(2) Nhập liệu thông tin từ hóa đơn

Phương pháp truyền thống: thông tin được nhập thủ công lên bảng kê hóa đơn chứng từ quản lý bằng Excel. Tình trạng này gây lãng phí thời gian, dễ dẫn đến sai sót trong quá trình nhập liệu.
Đối với theo dõi trên phần mềm HĐĐT: Các dữ liệu được hệ thống phân loại tự động theo phương thức đặt trước. Thông tin được tự động ghép cột trên hệ thống bảng kê giúp cho việc quản lý theo dõi hóa đơn chứng từ thuận tiện, chính xác.

(3) Tra cứu theo dõi hóa đơn đầu ra đầu vào hiệu quả

Phương pháp truyền thống: Hệ thống chỉ tra cứu được đối với các thông tin hóa đơn đã nhập vào hệ thống bảng kê Excel.
Đối với theo dõi trên phần mềm HĐĐT: Tra cứu nhanh chóng bằng nhiều tiêu thức khác nhau. Khắc phục được tình trạng bị bỏ sót hóa đơn, chứng từ. Tra cứu nhanh chóng theo nhiều tiêu thức như: ngày lập; đơn vị cung cấp; loại hoàng hóa bán/ nhập …

(4) Mất hóa đơn

Phương pháp truyền thống: Thường xuyên xảy ra tình trạng kê thiếu hóa đơn, hoặc hóa đơn, chứng từ giấy bị mất không kê được thông tin.
Đối với theo dõi trên phần mềm HĐĐT: Hóa đơn điện tử đã lập không thể bị mất, được lưu trữ an toàn trên hệ thống và trên cơ sở dữ liệu của bên thứ 3. Hóa đơn được bảo mật cao, khi doanh nghiệp cần có thể xuất thông tin.

Có thể thấy cách theo dõi hóa đơn đầu ra đầu vào thông qua hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử là cách quản lý hiệu quả, mang đến nhiều tiện ích nhất hiện nay. Thông qua phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đơn vị còn có thể dễ dàng tạo lập lập hóa đơn, xuất và gửi hóa đơn nhanh chóng đồng thời có thể theo dõi thống kê và báo cáo đến cơ quan thuế nhanh chóng thuận tiện

Kế Toán ALA hỗ trợ thành lập doanh nghiệp trọn gói chỉ từ 2.000.000 vnđ chỉ trong 3-7 ngày sẽ đi vào hoạt động. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp có vấn đề gì về kế toán thuế hay có nhu cầu về thành lập doanh nghiệp khách hàng vui lòng liên hệ hotline/zalo: 0356828688 – 0911298688