Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 thay thế cho hàng loạt các Nghị định, văn bản quy định về hóa đơn chứng từ trước đó. Vậy, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn thế nào?

1. Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ thay thế hàng loạt Nghị định và các văn bản liên quan

Sự phát triển không ngừng của khoa học, công nghệ số làm thay đổi phương thức vận hành và hoạt động của nhiều lĩnh vực khác nhau trong đó có hoạt động quản lý hóa đơn chứng từ.
Nhằm đáp ứng những tiêu chuẩn và yêu cầu mới trong kỷ nguyên số, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ đã thay thế hàng loạt các Nghị định, văn bản pháp lý trước đó về hóa đơn chứng từ. Cụ thể gồm:

• Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
• Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ,
• Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2022 do đó các doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức và cá nhân đặc biệt cần lưu ý tiếp tục có hiệu lực thi hành đến ngày 30 tháng 6 năm 2022.

2. Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn thế nào

Thời điểm lập hóa đơn là căn cứ cho nhiều hoạt động như kê khai thuế, giải quyết tranh chấp, tính tiền lãi, lập chiến lược kinh doanh… Theo Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hiện hành thời điểm lập hóa đơn như sau:

2.1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa

Theo Khoản 1, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Lưu ý: việc lập hóa đơn bán hàng hóa bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia.

2.2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ

Theo Khoản 2, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ:

• Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế;
• Thẩm định giá;
• Khảo sát, thiết kế kỹ thuật;
• Tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng)

2.3. Thời điểm lập hóa đơn trong trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn

Căn cứ vào quy định tại Theo Khoản 3, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP Thời điểm lập hóa đơn trong trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn được quy định như sau:

• Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

3. Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể

Bên cạnh các thời điểm lập hóa đơn đã nêu ở trên, tại Khoản 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP còn quy định về thời điểm lập hóa đơn đối một số trường hợp cụ thể như sau

(a) Đối với các trường hợp cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên

Đối với các trường hợp cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác như:

• Trường hợp cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không cho các hãng hàng không;
• Hoạt động cung cấp điện (trừ đối tượng quy định tại điểm h), nước, dịch vụ truyền hình;
• Hoạt động cung cấp dịch vụ bưu chính chuyển phát (bao gồm cả dịch vụ đại lý, dịch vụ thu hộ, chi hộ), dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng);
• Hoạt động cung cấp dịch vụ logistic;
• Hoạt động cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin (trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này)

Các hoạt động nêu trên được bán theo kỳ nhất định, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
(Lưu ý: Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với người mua).

(b) Đối với dịch vụ viễn thông
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối đối với các trường hợp phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối giữa các cơ sở kinh doanh áp dụng cho dịch vụ sau:

• Đối với dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng),
• Đối với dịch vụ công nghệ thông tin (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán sử dụng trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin).

Cơ sở kinh doanh dịch vụ lập chung một hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu phát sinh theo từng dịch vụ (người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế) vào cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng đối với dịch vụ:

• Cung cấp dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng) thông qua bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng khi khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ
• Khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn GTGT hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế thì

(c) Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt
Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

(d) Đối với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng
Đối với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng:

• Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.
• Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều này.

Đối với các trường hợp tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử thì thời điểm lập hóa đơn được lập theo thông lệ quốc tế đảm bảo:

• Chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử.

(e) Đối với hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô
Đối với hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô thời điểm lập hóa đơn được xác định như sau:

• Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Áp dụng cho trường hợp bán dầu thô, condensate, các sản phẩm được chế biến từ dầu thô (bao gồm cả hoạt động bao tiêu sản phẩm theo cam kết của Chính phủ).

Đối với hoạt động bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí đến người mua:

• Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao hàng tháng.
• Thời điểm lập chậm nhất không quá 07 ngày kế tiếp kể từ ngày bên bán gửi thông báo lượng khí giao hàng tháng.

Trường hợp thỏa thuận bảo lãnh và cam kết của Chính phủ có quy định khác về thời điểm lập hóa đơn thì thực hiện theo quy định tại thỏa thuận bảo lãnh và cam kết của Chính phủ.

(g) Đối với cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống
Đối với cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp đến người tiêu dùng nhưng việc hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh được thực hiện tại trụ sở chính và có:

• Hệ thống máy tính tiền kết nối với máy tính chưa đáp ứng điều kiện kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế;
• từng giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống có in Phiếu tính tiền cho khách hàng, dữ liệu Phiếu tính tiền có lưu trên hệ thống;
• Khách hàng không có nhu cầu nhận hóa đơn điện tử.

Thì cuối ngày cơ sở kinh doanh căn cứ thông tin từ Phiếu tính tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống trong ngày, nếu khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử thì cơ sở kinh doanh lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng.
Lưu ý:
Trụ sở chính trực tiếp ký hợp đồng mua, bán hàng hóa, dịch vụ; hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ từng cửa hàng xuất cho khách hàng xuất qua hệ thống máy tính tiền của từng cửa hàng đứng tên trụ sở chính.

(h) Đối với hoạt động bán điện
Đối với hoạt động bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện:

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định căn cứ thời điểm về đối soát số liệu thanh toán giữa đơn vị vận hành hệ thống điện và thị trường điện, đơn vị phát điện và đơn vị mua điện theo quy định của Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện đã được Bộ Công Thương hướng dẫn, phê duyệt.
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật về thuế.

Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán điện.

Riêng hoạt động bán điện của các công ty phát điện có cam kết bảo lãnh của Chính phủ về thời điểm thanh toán thì thời điểm lập hóa đơn điện tử căn cứ theo bảo lãnh của Chính phủ, hướng dẫn và phê duyệt của Bộ Công Thương và các hợp đồng mua bán điện đã được ký kết giữa bên mua điện và bên bán điện.

(i) Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu
Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng:

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán.
• Người bán phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh, cá nhân kinh doanh và đảm bảo có thể tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

(k) Trường hợp cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý
Đối với trường hợp cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý:

• Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên;
• Thời điểm lập hóa đơn chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh

(l) Trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm
Cuối ngày hoặc cuối tháng đơn vị thực hiện xuất hóa đơn tổng căn cứ thông tin chi tiết từng giao dịch phát sinh trong ngày, trong tháng tại hệ thống quản lý dữ liệu của đơn vị đối với người mua là cá nhân không kinh doanh (hoặc cá nhân kinh doanh) nhưng không có nhu cầu lấy hóa đơn trong các trường hợp:

• Cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm,
• Dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử,
• Dịch vụ ngừng và cấp điện trở lại của đơn vị phân phối điện

Đơn vị cung cấp dịch vụ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác nội dung thông tin giao dịch và cung cấp bảng tổng hợp chi tiết dịch vụ cung cấp khi cơ quan chức năng yêu cầu. Trường hợp khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn theo từng giao dịch thì đơn vị cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn giao cho khách hàng.
(m) Đối với kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi
Đối với kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền theo quy định của pháp luật:

• Tại thời điểm kết thúc chuyến đi, doanh nghiệp, hợp tác xã kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền thực hiện gửi các thông tin của chuyến đi cho khách hàng và gửi về cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu của cơ quan thuế.
• Trường hợp khách hàng lấy hóa đơn điện tử thì khách hàng cập nhật hoặc gửi các thông tin đầy đủ (tên, địa chỉ, mã số thuế) vào phần mềm hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ. Căn cứ thông tin khách hàng gửi đơn vị kinh doanh vận tải thực hiện gửi hóa đơn của chuyến đi cho khách hàng, đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo quy định.

(n) Đối với cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh
Đối với cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý khám chữa bệnh và quản lý viện phí:

• Từng giao dịch khám, chữa bệnh và thực hiện các dịch vụ chụp, chiếu, xét nghiệm có in phiếu thu tiền (thu viện phí hoặc tiền khám, xét nghiệm) và có lưu trên hệ thống công nghệ thông tin,
• Khách hàng (người đến khám, chữa bệnh) không có nhu cầu lấy hóa đơn thì cuối ngày cơ sở y tế căn cứ thông tin khám, chữa bệnh và thông tin từ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày, trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử thì cơ sở y tế lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng.

(o) Đối với hoạt động thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ
Đối với hoạt động thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng ngày lập hóa đơn điện tử là ngày xe lưu thông qua trạm thu phí.
Nếu khách hàng sử dụng dịch vụ thu phí đường bộ theo hình thức điện tử không dừng có một hoặc nhiều phương tiện cùng sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng:

• Đơn vị cung cấp dịch vụ có thể lập hóa đơn điện tử theo định kỳ
• Ngày lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí.

Lưu ý: Nội dung hóa đơn liệt kê chi tiết từng lượt xe lưu thông qua các trạm thu phí (bao gồm: thời gian xe qua trạm, giá phí sử dụng đường bộ của từng lượt xe).
Thông qua bài viết về Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn thế nào hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp, đơn vị, các tổ chức cá nhân kinh doanh có thể lập hóa đơn đúng thời điểm, tránh các sai phạm gây hiểu lầm hoặc tổn thất về tài chính. Việc lập hóa đơn đúng thời điểm là căn cứ quan trọng đảm bảo kê khai thuế đúng đủ và ra các quyết định kinh doanh khác.

Kế Toán ALA hỗ trợ thành lập doanh nghiệp trọn gói chỉ từ 2.000.000 vnđ chỉ trong 3-7 ngày sẽ đi vào hoạt động. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp có vấn đề gì về kế toán thuế hay có nhu cầu về thành lập doanh nghiệp khách hàng vui lòng liên hệ hotline/zalo: 0356828688 – 0911298688