1. Tài liệu kế toán là gì?
Theo quy định của Luật Kế toán 2015, tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán.
Tài liệu kế toán có giá trị pháp lý, cung cấp tình hình kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán và được sử dụng để công bố công khai theo quy định của pháp luật. Tài liệu kế toán là cơ sở để xây dựng và xét duyệt kế hoạch, dự toán, quyết toán, xem xét, xử lý vi phạm pháp luật.
2. Các loại tài liệu kế toán phải lưu trữ
Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định các loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:
– Chứng từ kế toán
– Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp
– Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách
– Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm:
+ Các loại hợp đồng
+ Báo cáo kế toán quản trị
+ Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia
+ Báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán
+ Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán
+ Quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận
+ Các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị
+ Tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ
+ Tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.
3. Quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
Luật Kế toán 2015 quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán như sau:
– Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ
– Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận
– Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
– Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
– Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:
+ Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính
+ Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác
+ Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
4. Hình thức xử lý đối với hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
Theo điều 15 của Nghị định số 41/2018/NĐ-CP quy định về Xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán như sau :
Điều 15. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
1. Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau:
a) Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định;
b) Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;
b) Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ;
c) Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định;
d) Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.
3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;
b) Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.
Điều 6. Mức phạt tiền trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập
1. Mức phạt tiền tối đa đối với một hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập là 50.000.000 đồng đối với cá nhân và 100.000.000 đồng đối với tổ chức.
2. Mức phạt tiền quy định tại Chương II Nghị định này là mức phạt tiền áp dụng đối với tổ chức trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 7; 8; 9; 10; 11; 13; 14; 15; 16; 17; Điều 19; khoản 1, 3 Điều 21; 22; Điều 23; 24; 26; 33; 34; khoản 1, khoản 3 Điều 36; khoản 1 Điều 38; khoản 2, khoản 3 Điều 39; khoản 1, khoản 2 Điều 48; khoản 1 Điều 57; khoản 1, khoản 2 Điều 61, Điều 67 là mức phạt tiền đối với cá nhân. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt tiền gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
3. Thẩm quyền xử phạt của các chức danh quy định tại Chương III Nghị định này là thẩm quyền áp dụng đối với một hành vi vi phạm hành chính của cá nhân. Trong trường hợp phạt tiền, thẩm quyền xử phạt tổ chức gấp 02 lần thẩm quyền xử phạt cá nhân đối với chức danh đó.
Thêm vào đó, về các xác định thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán bạn có thể tham khảo ở điều 15 của Nghị định số 174/2016/NĐ-CP như sau :
Điều 15. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán
Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được quy định như sau:
1. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định tại Điều 12 khoản 1, 2, 7 Điều 13 và Điều 14 của Nghị định này được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
2. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với các tài liệu kế toán quy định tại khoản 3 Điều 13 của Nghị định này được tính từ ngày Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt.
3. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán liên quan đến thành lập đơn vị tính từ ngày thành lập; tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình được tính từ ngày chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình; tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án được tính từ ngày hoàn thành thủ tục giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án; tài liệu kế toán liên quan đến hồ sơ kiểm toán, thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền tính từ ngày có báo cáo kiểm toán hoặc kết luận thanh tra, kiểm tra.
Như vậy, trong trường hợp công ty bạn nếu xác định được là bị mất tài liệu trong thời gian lưu trữ ghi tại điều 15 của nghị định 174/2016/NĐ-CP thì công ty bạn sẽ bị xử phạt mức từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng ( mức xử phạt đối với tổ chức bằng 02 lần mức đối với cá nhân) về hành vi làm mất mát tài liệu trong thời gian lưu trữ chứng từ kế toán.
5. Biện pháp hình sự đối với hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
Người có hành vi hủy bỏ hoặc cố ý làm hư hỏng tài liệu kế toán trước thời hạn lưu trữ theo quy định nếu gây hậu quả nghiêm trọng có thể phải chịu trách nhiệm hình sự. Cụ thể, Bộ luật Hình sự 2015 quy định hình thức xử lý như sau:
Điều 221. Tội vi phạm quy định của Nhà nước về kế toán gây hậu quả nghiêm trọng
1. Người nào lợi dụng chức vụ, quyền hạn thực hiện một trong những hành vi sau đây, gây thiệt hại từ 100.000.000 đồng đến dưới 300.000.000 đồng hoặc dưới 100.000.000 đồng nhưng đã bị xử lý kỷ luật về hành vi này mà còn vi phạm, thì bị phạt cải tạo không giam giữ đến 03 năm hoặc phạt tù từ 01 năm đến 05 năm:
a) Giả mạo, khai man, thỏa thuận hoặc ép buộc người khác giả mạo, khai man, tẩy xóa tài liệu kế toán;
b) Dụ dỗ, thỏa thuận hoặc ép buộc người khác cung cấp, xác nhận thông tin, số liệu kế toán sai sự thật;
c) Để ngoài sổ kế toán tài sản của đơn vị kế toán hoặc tài sản liên quan đến đơn vị kế toán;
d) Hủy bỏ hoặc cố ý làm hư hỏng tài liệu kế toán trước thời hạn lưu trữ quy định của Luật kế toán;
đ) Lập hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên nhằm bỏ ngoài sổ kế toán tài sản, nguồn vốn, kinh phí của đơn vị kế toán.
2. Phạm tội thuộc một trong những trường hợp sau đây, thì bị phạt tù từ 03 năm đến 12 năm:
a) Vì vụ lợi;
b) Có tổ chức;
c) Dùng thủ đoạn tinh vi, xảo quyệt;
d) Gây thiệt hại từ 300.000.000 đồng đến dưới 1.000.000.000 đồng.
3. Phạm tội gây thiệt hại 1.000.000.000 đồng trở lên, thì bị phạt tù từ 10 năm đến 20 năm.
4. Người phạm tội còn có thể bị cấm đảm nhiệm chức vụ hoặc làm công việc nhất định từ 01 năm đến 05 năm hoặc tịch thu một phần hoặc toàn bộ tài sản.