Hàng tồn kho có tác động rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán kho phải thường xuyên kiểm tra hàng tồn kho và xử lý kịp thời các tình huống phức tạp để đảm bảo hoạt động bình thường. Đôi khi kế toán gặp phải những trường hợp như hàng tồn kho âm trên sổ hay âm trong kho và bối rồi không biết cách xử lý. Phải xử lý thế nào cho hiệu quả, hãy tham khảo bài viết dưới đây nhé!
1. Xử lý hàng tồn kho bị âm trên sổ
1.1. Trường hợp có hóa đơn đầu vào
Với trường hợp còn hóa đơn đầu vào vẫn còn dễ xử lý. Kế toán cần làm những việc sau:
– Kiểm tra lại một lượt sổ sách:
+ Kiểm tra lại sổ chi tiết 331: Nếu người bán chưa xuất hóa đơn thì có thể yêu cầu người bán xuất lại để bổ sung.
+ Đối chiếu hóa đơn mua hàng với số liệu trong sổ sách; đối chiếu PNK, PXK với sổ chi tiết hàng tồn kho, nếu hóa đơn bắt đầu từ thời điểm lên Bảng cân đố kế toán của kỳ trước thiếu hoặc sai sót thì chỉnh sửa, bổ sung ngay.
– Kiểm tra lại hàng tồn kho:
+ Làm biên bản kiểm kê kho và kiểm tra lại hàng hóa trong kho có khớp với hóa đơn đầu vào và sổ sách ghi chép không. Nếu kiểm tra lại thấy khớp thì tức là việc kiểm tra hàng ngày trước đây có sai sót.
+ Kiểm tra lại và thấy hàng hóa trong kho thực sự âm thì hạch toán hàng thiếu vào tài khoản 138. Sau đó cần tiến hành truy tìm nguyên nhân để truy cứu trách nhiệm của nhân viên hay thủ kho, những người liên quan.
1.2. Không có hóa đơn đầu vào
Trường hợp này phức tạp hơn một chút, có thể xử lý bằng những cách sau:
Cách 1: Bổ sung hóa đơn
– Kế toán tiền hành bổ sung hóa đơn GTGT, hóa đơn bán lẻ của cá nhân, hộ kinh doanh (ngày trên hoá đơn bổ sung trước ngày hoá đơn bán ra).
– Khi đã có hóa đơn kế toán tiến hành ghi sổ nhập kho, tính giá thành bình thường.
– Lưu ý khi bổ sung hóa đơn đầu vào:
+ Bổ sung hóa đơn đầu vào chứng tỏ doanh nghiệp đã “gian dối”, vi phạm quy định trong hoạt động kinh doanh. Khi tiến hành phương án này, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro.
+ Không nên sử dụng các hóa đơn đầu vào không liên quan đến các nghiệp vụ của doanh nghiệp (ví dụ: doanh nghiệp không có hoạt động vận tải, nghiệp vụ giao xăng thì không thể có hóa đơn vận tải, xăng dầu).
+ Hạn chế bổ sung quá nhiều hóa đơn với giá trị và diễn giải chung chung giống nhau; cần giải thích được tính hợp lệ của hóa đơn.
Cách 2: Làm thủ tục hàng hóa về trước hóa đơn về sau
– Doanh nghiệp có thể tiến hành phương án này nếu thỏa thuận được với công ty khác và có sự đồng thuận giao dịch thì làm thủ tục như sau:
+ Chuẩn bị bộ hồ sơ: hợp đồng, thoả thuận với các bên, các phiếu nhập, phiếu xuất kho, chứng từ thanh toán,…=> chứng minh hàng về trước hóa đơn về sau.
+ Trong hợp đồng phải ghi rõ: thời điểm giao hàng, thời điểm giao nhận hoá đơn, chứng từ cho hàng đi đường (bên bán sử dụng Phiếu xuất kho kiêm lệnh vận chuyển / điều động, sau khi giao nhận đủ, thanh toán tiền mới xuất Hoá đơn GTGT).
– Mặc dù giải quyết được vấn đề hàng tồn kho nhưng doanh nghiệp cũng không tránh khỏi vi phạm quy định pháp luật về việc lập hóa đơn:
+ Theo Khoản 3, Điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BTC, phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm.
+ Doanh nghiệp phải giải thích Cơ quan với thuế: Bên bán đã giao hàng nhưng chưa kịp xuất hoá đơn. Do đó đây là lỗi của người bán.
Cách 3: Chấp nhận bị phạt khi quyết toán
– Vi phạm xuất hóa đơn khống vì trên sổ sách không còn hàng tồn kho (dù trong kho vẫn còn hàng), vẫn xuất hàng ra để sử dụng.
– Doanh nghiệp sẽ không tránh khỏi bị phạt về hành vi vi phạm của mình: Điều 10, Thông tư 10 /2014/TT-BTC quy định:
+ Phạt tiền đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp (giảm nhẹ với hành vi không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng) hoặc hành vi sử dụng bất hợp pháp hóa đơn (có giảm với hành vi Thông báo thông tin không đầy đủ về việc lập hóa đơn hoặc thông báo không đúng quy định).
2. Xử lý hàng tồn kho bị âm trong kho
Hàng tồn kho âm trong kho có thể bắt nguồn từ nghiệp vụ chính của doanh nghiệp, mua và bán:
– Khi mua hàng vào thì doanh nghiệp có lấy hóa đơn và hạch toán đầy đủ.
– Khi bán hàng ra, trường hợp doanh nghiệp bán lẻ cho người tiêu dungg, người mua không lấy hóa đơn. Khi đó, bộ phận bán hàng không xuất hóa đơn và kế toán không hạch toán vào sổ. Cuối năm kiểm kê hàng trong kho, kho không còn hàng nhưng trên sổ còn hàng.
Biện pháp hạn chế tình huống này:
– Kế toán kiểm tra kho và đối chiếu tất cả sổ sách, chứng từ đầu ra, đầu vào kỹ xem còn thừa bao nhiêu hàng trên sổ sách so với kho.
– Với hàng hóa bán ra, doanh nghiệp xuất hóa đơn theo 2 cách:
+ Có thể xuất bán cho các công ty đang cần hoá đơn đầu vào, trong trường hợp này cần cẩn thận để không vi phạm pháp luật.
+ Bán lẻ cho khách hàng, nếu họ không lấy hóa đơn thì trên hóa đơn viết rõ: Khách hàng không lấy hóa đơn.
Trên đây là những cách xử lý hàng tồn kho âm trên sổ và âm trong kho mà chúng tôi tổng hợp được từ kinh nghiệm thực tế. Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp vấn đề này thì hãy tham khảo bài viết. Hy vọng chúng tôi có thể giúp bạn xử lý được khó khăn trong công việc.
Xem thêm:
Nguyên tắc khi kế toán ghi nhận hàng tồn kho
