Hóa đơn điện tử đang trở thành một cánh tay đắc lực cho doanh nghiệp thuận lợi hơn trong quá trình quản lý. Để có thể khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử đúng cách, người dùng cần hiểu những điều cơ bản như: tên, ký hiệu, ký hiệu mẫu, số hóa đơn điện tử. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn thông tin về hóa đơn điện tử.
1. Tên hóa đơn điện tử
Theo Điều 5 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, tên hóa đơn điện tử là tên được thể hiện trên mỗi hóa đơn đó, bao gồm các loại hóa đơn: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử, tem, vé, thẻ,…
2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn như sau:
– Số 1: Phản ánh loại Hóa đơn giá trị gia tăng.
– Số 2: Phản ánh loại Hóa đơn bán hàng.
– Số 3: Phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
– Số 4: Phản ánh các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
3. Ký hiệu hóa đơn điện tử
Ký hiệu trên hoá đơn điện tử có 6 ký tự đối với hoá đơn của các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp tự in và đặt in; có 8 ký tự đối với hoá đơn xác thực do cơ quan Thuế phát hành. Trong số 6 và 8 ký tự đó bao gồm:
– Ký tự đầu tiên sẽ là chữ K hoặc C để thể hiện hóa đơn ĐT đó có mã số thuế hoặc không có mã số thuế. Chữ C thể hiện hóa đơn có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.
– Hai chữ tiếp theo là chữ số Ả Rập thể hiện năm lập hóa đơn đó, được xác định bởi 2 số cuối của năm dương lịch.
– 1 ký tự tiếp theo sau đó là chữ cái cụ thể được quy định: T hoặc D hoặc L hoặc M thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
+ Chữ T: Thể hiện hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
+ Chữ D: Thể hiện hóa đơn ĐT đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
+ Chữ L: Thể hiện hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
+ Chữ M: Thể hiện hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
– 2 ký tự cuối cùng được người ghi hóa đơn tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, nếu không có nhu cầu quản lý thì để YY.
– Thông thường, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết).
4. Lưu ý về ký hiệu trên hóa đơn điện tử
– Căn cứ vào Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính, hóa đơn điện tử có tính hợp lệ thì ngoài những thông tin cơ bản như trên hoá đơn giấy, cần có thêm yêu cầu sau: mẫu số, ký hiệu, chữ ký điện tử, mẫu hóa đơn ĐT hợp lệ.
– Không giống hóa đơn thông thường, hóa đơn ĐT không có khái niệm liên nên không có ký hiệu tượng trưng cho số liên hóa đơn.
5. Số hóa đơn điện tử là gì?
– Số hóa đơn điện tử là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn ĐT khi người bán lập. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999.
– Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
– Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn ĐT phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.
Như vậy, chúng ta vừa tìm hiểu xong về tên, ký hiệu và số hóa đơn điện tử. Đây đều là những kiến thức cơ bản nhưng quan trọng khi bạn khởi tạo và dùng hóa đơn điện tử. Hy vọng thông tin hữu ích cho bạn.
Xem thêm:
Phân biệt các khái niệm hóa đơn chứng từ hợp pháp, hợp lệ, hợp lý
Hướng dẫn quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn nhất
Có cần đóng dấu với hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy không?