Cơ sở pháp lý về xuất hóa đơn
Cách xác định thời điểm xuất hóa đơn?
Vì bạn không cung cấp đầy đủ thông tin cho chúng tôi về việc bạn đang thực hiện hoạt động kinh doanh gì, do đó trường hợp này bạn có thể đối chiếu các quy định của pháp luật như sau để có thể xác định ngày xuất hóa đơn.
Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định cụ thể về thời điểm xuất hóa đơn giá trị gia tăng, cụ thể như sau:
2.1. Đối với hoạt động bán hàng.
– Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định ngày lập hóa đơn bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay là chưa thu được tiền.
– Đối với những trường hợp giao hàng nhiều lần thì mỗi lần giao hàng đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa được giao tương ứng.
Ví dụ: Ngày 6/8/2021 Công ty A có xuất hàng khỏi kho bán cho khách hàng, hai bên đã ký biên bản nhận bàn giao hàng hóa thì ngày 6/8/2021 Công ty A phải xuất hóa đơn giá trị gia tăng (không phân biệt là công ty A đã thu được tiền hay chưa thu được tiền từ bên phía khách hàng).
2.2. Đối với hoạt động cung ứng dịch vụ.
– Ngày lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Ví dụ: Công ty A cung cấp dịch vụ tư vấn thiết kế theo tháng cho công ty B từ tháng 1 đến tháng 3. Thì dịch vụ hoàn hành tháng nào ngày cuối cùng của tháng đó công ty A sẽ phải xuất hóa đơn (dịch vụ tháng 1 sẽ xuất hóa đơn vào ngày cuối cùng của tháng 1).
– Nếu doanh nghiệp cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
Ví dụ: Công ty A cung cấp dịch vụ kế toán cho công ty B. Ngày 7/8/2021 ngay sau khi ký kết hợp đồng với công ty B công ty A nhận trước 30% giá trị của hợp đồng. Như vậy ngày lập hóa đơn đầu tiên sẽ là ngày 7/8/2021 (số tiền ghi trên hóa đơn là 30% giá trị hợp đồng). Khi nào hoàn thành xong công việc cung ứng dịch vụ sẽ xuất hóa đơn cuối cùng (Số tiền còn lại không phân biệt là đã thu được tiền hay chưa thu được tiền).
Ngoài ra theo Công văn số 13675/BTC-CST ngày 14/10/2013 của Bộ tài chính gửi cho hội kiểm toán Việt Nam có quy định khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng thì không phải xuất hóa đơn. Nội dung cụ thể của công văn như sau:
“Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng nhận tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng (tại thời điểm nhận tiền chưa có hoạt động cung cấp dịch vụ, chưa thực hiện hợp đồng) thì tổ chức cung ứng dịch vụ không phải xuất hóa đơn thuế giá trị gia tăng đối với khoản tiền cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng này”.
2.3. Đối với hoạt động cung cấp điện, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình.
– Ngày lập hóa đơn thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua.
2.4. Đối với xây dựng, lắp đặt.
– Ngày lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Một số lưu ý:
– Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
– Trường hợp DN kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
- Đối với những trường hợp tiền đặt cọc mua căn hộ thì không phải xuất hóa đơn giá trị gia tăng.
– Đối với trường hợp khách hàng chuyển tiền vào tài khoản của công ty để đặt cọc giữ chỗ để mua căn hộ dự án tuy nhiên khách hàng chưa ký hợp đồng mua bán cũng như chưa có bất kỳ văn bản nào thỏa thuận nào về việc mua bán căn hộ thì công ty chưa phải lập hóa đơn giá trị gia tăng.
– Trường hợp khoản tiền của khách hàng chuyển tiền vào tài khoản của công ty là khoản tiền mua căn hộ được thực hiện thanh toán theo tiến đọ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền trong hợp đồng với công ty thì công ty phải lập hóa đơn giá trị gia tăng theo quy định tại Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính.
– Trong trường hợp đến thời điểm bắt buộc thực hiện các giao dịch theo như thỏa thuận đặt cọc giữa công ty và khách hàng mà khách hàng không đến để thực hiện các giao dịch thì công ty sẽ được ghi nhận các khoản tiền nêu trên vào phần thu nhập khác.
– Đối với tiền đặt cọc: Trường hợp công ty chỉ nhận một khoản tiền đặt cọc của khách hàng trước khi ký kết hợp đồng để đảm bảo giữ chỗ mua căn hộ hình thành trong tương lai (bao gồm cả trường hợp khách hàng tiếp tục ký kết hợp đồng hoặc khách hàng không ký kết hợp đồng mua căn hộ) nếu việc thu tiền đặt cọc không nằm trong tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ ghi tiền trong hợp đồng, thì Công ty chưa phải lập hóa đơn giá trị gia tăng.
– Đối với việc sử dụng hóa đơn: Công ty có thực hiện thu tiền mua căn hộ của khách hàng theo tiến độ, trường hợp cùng một khách hàng nộp tiền cho một hợp đồng nhiều lần trong ngày thì đơn vị xuất 1 hóa đơn tổng trong ngày theo quy định tại Điểm a Khoản 2 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính.
2.5. Đối với xăng dầu.
Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán:
– Ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
2.6 Thời điểm xuất hóa đơn xuất khẩu.
Khi xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài thì sử dụng hóa đơn thương mại:
– Thời điểm xuất hóa đơn hàng xuất khẩu cũng được xác định như thời điểm bán hàng hóa (tức là ngày chuyển giao hàng hóa cho khách hàng). Nhưng ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.
Quy định về mức xử phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm.
Căn cứ theo quy định tại Điều 24 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP quy định về mức xử phạt, cụ thể như sau:
Điều 24. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ
Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ;
b) Lập hóa đơn liên tục từ số nhỏ đến số lớn nhưng khác quyển (dùng quyển có số thứ tự lớn hơn và chưa dùng quyển có số thứ tự nhỏ hơn) và tổ chức, cá nhân sau khi phát hiện ra đã hủy các quyển hóa đơn có số thứ tự nhỏ hơn;
c) Lập sai loại hóa đơn theo quy định đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế, bên bán và bên mua phát hiện việc lập sai loại hóa đơn và lập lại loại hóa đơn đúng theo quy định trước khi cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế và không ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế.
Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Không lập hóa đơn tổng hợp theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
b) Không lập hóa đơn đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động, trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất.
Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này.
Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1, khoản 3 Điều này;
b) Lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định, trừ trường hợp phạt cảnh cáo theo điểm b khoản 1 Điều này;
c) Lập hóa đơn ghi ngày trên hóa đơn trước ngày mua hóa đơn của cơ quan thuế;
d) Lập sai loại hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế, trừ trường hợp phạt cảnh cáo theo điểm c khoản 1 Điều này;
đ) Lập hóa đơn điện tử khi chưa có thông báo chấp thuận của cơ quan thuế hoặc trước ngày cơ quan thuế chấp nhận việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế;
e) Lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ trong thời gian tạm ngừng hoạt động kinh doanh, trừ trường hợp lập hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày thông báo tạm ngừng kinh doanh;
g) Lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định, trừ hành vi quy định tại điểm b khoản 2 Điều này.
Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc lập hóa đơn theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm d khoản 4, khoản 5 Điều này khi người mua có yêu cầu”.
Câu hỏi thường gặp về thời điểm xuất hoá đơn
4.1 Khi xuất hóa đơn, kế toán cần lưu ý những gì?
Thứ nhất, khi xuất hóa đơn, đặc biệt là với những hóa đơn mới đặt in, kế toán cần phải kiểm tra xem đã đăng ký phát hành hóa đơn tại cơ quan thuế chưa. Bạn có thể gõ từ khóa “tra cứu hóa đơn” và truy cập vào trang tra cứu hóa đơn của tổng cục thuế. Tại đây, bạn có thể xem được những hóa đơn đã thông báo phát hành.
Trong trường hợp hóa đơn chưa được thông báo phát hành, hãy làm thông báo phát hành hóa đơn trực tuyến, sau đó, in ra bản cứng và mang lên nộp tại văn phòng 1 cửa của cơ quan thuế phụ trách.
Thứ hai, mức thuế suất trên hóa đơn giá trị gia tăng cần phải đúng với mức thuế mà bộ tài chính quy định với hàng hóa dịch vụ đó. Ví dụ, với một số mặt hàng như sách, đường, thực phẩm tươi sống,… sẽ có mức thuế suất 5%, các mặt hàng thông thường thường có mức thuế 10%, một số mặt hàng được ưu đãi thuế 0% như: dịch vụ vận tải, chuyển phát nhanh quốc tế, giao hàng ở ngoài Việt Nam,… Khi viết tên hàng hóa, kế toán cần phải chú ý viết đúng theo quy cách, tránh trường hợp viết sai, sẽ ảnh hưởng tới mức thuế suất trên hóa đơn.
Thứ ba, trên hóa đơn không được phép có dấu hiệu tẩy xóa. Trong trường hợp kế toán viết sai hóa đơn, có thể xuất lại hóa đơn mới và lưu hóa đơn xuất sai tại một file riêng để tiện theo dõi, giải trình và làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng tháng, hàng quý.
4.2 Xử phạt khi xuất nhiều số hóa đơn khi bị thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng?
Công văn 17615/BTC-TCT hướng dẫn:
Căn cứ quy định trên, trường hợp người nộp thuế sử dụng hóa đơn trong thời gian cơ quan thuế có Quyết định về việc áp dụng cưỡng chế bằng biện pháp thông báo hóa đơn không còn giá trị sử dụng là hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, cơ quan thuế thực hiện truy thu số thuế phát sinh (nếu có) do sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.
Như vậy, căn cứ hướng dẫn nêu trên, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn trong thời gian bị cơ quan thuế áp dụng biện pháp thông báo hóa đơn không có giá trị sử dụng là hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhiều tờ khóa đơn thì sẽ bị xử lý theo hướng dẫn của Công văn 2775/TCT-CS ngày 13/07/2018 như sau:
Trường hợp người bán sử dụng nhiều số hóa đơn bất hợp pháp thì hki bị phát hiện người bán bị xử phạt về hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp và có tình tiết tăng nặng do vi phạm trong thời gian đang chấp hành quyết định áp dụng biện pháp xử lý hành chính của cơ quan thuế.
Thông tư 10/2014/TT-BTC quy định về mức xử phạt:
Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp (trừ hành vi vi phạm quy định tại khoản 2 Điều 10 Thông tư này) hoặc hành vi sử dụng bất hợp pháp hóa đơn (trừ hành vi vi phạm quy định tại Khoản 1 Điều này).
– Trường hợp có một tình tiết tăng nặng thì áp dụng mức trung bình tăng thêm. Mức trung bình tăng thêm được xác định bằng cách chia đôi tổng số của mức tối đa và mức trung bình
– Trường hợp có từ hai tình tiết tăng nặng trở lên thì áp dụng mức tối đa của khung phạt tiền.
Ngoài ra, Các hóa đơn nêu trên không còn giá trị sử dụng, đơn vị bán hàng và mua hàng bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp; đơn vị mua hàng không được kê khai khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN; đơn vị bán hàng và đơn vị mua hàng phải lập biên bản thu hồi các hóa đơn đã lập sai quy định. Sau khi Quyết định cưỡng chế hết hiệu lực hoặc chấm dứt hiệu lực, qua xác minh cơ quan thuế xác định thực tế có hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ thì cơ quan thuế hướng dẫn đơn vị bán hàng xuất hóa đơn, căn cứ các hóa đơn này đơn vị bán hàng, mua hàng thực hiện kê khai thuế theo quy định.
4.3 Xuất hóa đơn bảo trì máy móc (thay thế phụ tùng) quy định như thế nào?
Việc xuất hóa đơn được quy định tại điều 18, Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Trong trường hợp phụ tùng bảo trì không tính phí thì không phải lập hóa đơn mà phải lập bảng kê bán lẻ hàng hóa theo quy định tại khoản 2 Điều 18 nêu trên.
MỌI THẮC MẮC LIÊN QUAN ĐẾN KẾ TOÁN THUẾ XIN LIÊN HỆ HOTLINE: 0356828688 – 0911298688 ĐỂ ĐƯỢC HỖ TRỢ TƯ VẤN. NGOÀI RA Kế toán ALA Việt Nam CÒN ĐANG HỖ TRỢ CÁC DOANH NGHIỆP MỚI THÀNH LẬP VỀ TOKEN, LÀM LẠI SỔ SÁCH,… VỚI GIÁ CẢ PHẢI CHĂNG