Bạn mới làm kế toán cho doanh nghiệp và nhiều thắc mắc về chữ ký trên hóa đơn: Có cần phải ký sống trên hóa đơn không? Hóa đơn có nhất thiết phải có chữ ký của người mua hàng không? Bán hàng qua điện thoại có cần chữ ký người mua hàng hay không?… Trong bài viết dưới đây, Ketoan.vn sẽ giúp bạn cập nhật và nắm vững những quy định hiện hành về chữ ký trên hóa đơn GTGT, hóa đơn điện tử, hóa đơn bán hàng.
1. Quy định về chữ ký trên hóa đơn GTGT
Căn cứ Điều 19, Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ban hành ngày 20/11/2015:
“1. Chứng từ kế toán phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.…
3. Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.”
Theo quy định tại Điều 20 về hóa đơn, ta có:
“1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.”
Kết luận
- Theo các quy định trên, hóa đơn GTGT không phải là chứng từ kế toán chi tiền, vì bậy không phải ký bằng bút mực trực tiếp (ký tươi) lên từng liên.
- Trong trường hợp công ty xuất hai hóa đơn GTGT cho khách hàng, chữ ký của người bán hành hoặc thủ trưởng đơn vị không nhất thiết phải là chữ ký trực tiếp. Bạn có thể ký qua giấy than từ liên 1 sang liên khác của hóa đơn. Trường hợp này chữ ký trên hóa đơn vẫn được coi là hợp lệ.
- Đối với các chứng từ chi tiền khác như phiếu chi, phải ký trực tiếp lên từng liên (trong trường hợp lập nhiều liên).
2. Có được đóng dấu chữ ký khắc sẵn lên hóa đơn không?
Theo quy định tại khoản 1, Điều 19 và 20 Luật kế toán số 88/2015/QH13:
“…Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn…”
Như vậy, việc sử dụng chữ ký khắc sẵn trên hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng là trái với quy định của luật. Khi đó, hóa đơn của bạn sẽ không được coi là chứng từ hợp lý, hợp lệ.
3. Quy định về ủy quyền ký hóa đơn GTGT
Khoản 2d, Điều 16, Chương III hướng dẫn cách lập một số tiêu thức trên hóa đơn có quy định về việc ủy quyền ký hóa đơn của thủ trưởng đơn vị:
“d) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”
Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía bên trái của tờ hóa đơn.”
4. Hóa đơn điện tử có cần chữ ký người mua không?
Công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/6/2016 hướng dẫn về hóa đơn điện tử: Nếu doanh nghiệp có đủ hồ sơ chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ với bên mua như hợp đồng, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, biên nhận thanh toán, phiếu thu… thì được miễn chữ ký của bên mua trên hóa đơn điện tử.
> Xem thêm tại Miễn chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử khi nào?
> Đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí TẠI ĐÂY
5. Bán hàng qua điện thoại hóa đơn có cần chữ ký người mua hàng không?
Theo Công văn số 1522/CT-TTHT ngày 10/1/2018 của Cục thuế TP. Hà Nội hướng dẫn về chữ ký của người mua hàng trong trường hợp bán hàng qua điện thoại: Trong trường hợp khách hàng ở các tỉnh, thành phố ở xa không thể ký trực tiếp trên 3 liên tại tiêu thức người mua hàng trên hóa đơn GTGT và thực tế công ty bán hàng qua điện thoại thì khi lập hóa đơn, tại tiêu thức “người mua hàng”, công ty ghi rõ là bán hàng qua điện thoại. Người mua hàng không cần thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn.
Xem thêm:
>> Hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số USB Token từ A-Z
>> Hướng dẫn chi tiết thủ tục mua chữ ký số
>> Chữ ký số Token là gì? Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số như thế nào?