Trên thị trường có rất nhiều sản phẩm phần mềm HĐĐT, để đáp ứng cho nhu cầu sử dụng ngày càng lớn của khách hàng. Dù vậy, bạn cần lưu ý đến những đặc điểm sau để nhận dạng một nhà cung cấp HĐĐT tốt.
Tuân thủ tất cả các quy định về HĐĐT
Việc sử dụng một phần mềm HĐĐT cần phải lựa chọn kỹ lưỡng. Đặc biệt đối với những quy định về HĐĐT. Một trong những điều mà bạn cần quan tâm đến nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, xem có đáp ứng được đầy đủ những quy định về HĐĐT hay không.
Cụ thể, nhà cung cấp HĐĐT cần phải hoạt động hợp pháp. Đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp quyền cung ứng dịch vụ HĐĐT cho thị trường. Bên cạnh đó, những nhà cung cấp hóa đơn điện tử phải đáp ứng đủ những quy định và điều kiện đối với vị trí trung gian, cung cấp HĐĐT cho khách hàng. Tuân thủ được đầy đủ những quy định đã được ghi rõ trong Điều 5 Thông tư 32/2011/TT-BTC và Điều 31, Điều 32 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Sản phẩm phần mềm hóa đơn điện tử trang bị nhiều chức năng
Chức năng cơ bản cho người dùng
Sử dụng các phần mềm HĐĐT để áp dụng những chức năng sẵn có của nó, phục vụ để giải quyết công việc của doanh nghiệp. Vậy nên, khi bạn lựa chọn những phần mềm HĐĐT, bạn cần phải xem xét xem phần mềm có trang bị nhiều chức năng hay không. Đối với một phần mềm HĐĐT tốt, cần phải đáp ứng được ít nhất những chức năng cơ bản. Bao gồm:
- Tạo lập hóa đơn, phát hành hóa đơn, thay thế hóa đơn và xóa bỏ hóa đơn.
- Có thể gửi hóa đơn điện tử đến cho khách hàng thông qua nhiều phương tiện khác nhau. Ví dụ: Gửi qua Gmail, Skype, SMS..
- Có thể lập và xuất các Báo cáo cần thiết dựa trên những HĐĐT đã lập trước đó.
- Có thể thiết lập mẫu HĐĐT theo yêu cầu hoặc trong thư viện của phần mềm có nhiều loại HĐĐT khác nhau để khách hàng lựa chọn.
- Có khả năng quản lý được các tài khoản truy cập vào trong phần mềm HĐĐT
- Có thể lập nhiều tài khoản và cấp quyền truy cập cho các nhân viên trong công ty.
- Khi bên doanh nghiệp cung cấp phần mềm có sự thay đổi về tính năng phần mềm. Có thể tự động cập nhật để nâng cấp phần mềm HĐĐT
Chức năng nâng cao cho người dùng
Đối với những doanh nghiệp đặt ra các yêu cầu cao hơn về phần mềm HĐĐT. Các phần mềm cần phải đáp ứng được những yêu cầu như sau:
- Phần mềm trang bị tính năng tích hợp đa dạng. Có thể tự động tích hợp hóa đơn điện với nhiều các phần mềm quản lý khác của doanh nghiệp.
- Phần mềm có khả năng truyền nhận dữ liệu của hóa đơn giữa nhiều điểm xuất hóa đơn khác nhau. Có thể nhận dữ liệu giữa nhiều cấp quản lý một cách dễ dàng.
- Đối với số lượng HĐĐT lớn, phần mềm có khả năng xử lý toàn bộ HĐĐT đó cùng lúc một cách dễ dàng và mượt mà.
- Có áp dụng cổng chữ ký tiện dụng. Một chữ ký số có thể áp dụng đối với nhiều các điểm xuất hóa đơn khác nhau.
- Khi tiến hành ký và xác thực hóa đơn. Có thể giải quyết những vấn đề này cùng lúc với nhiều các hóa đơn khác nhau.
Phần mềm hóa đơn điện tử đảm bảo tính bảo mật cao
Đối với những phần mềm HĐĐT sử dụng trong doanh nghiệp, chắc chắn không thể thiếu được tính bảo mật cao. Bởi vì, những HĐĐT được lưu trữ trong phần mềm liên quan rất nhiều đến các bí mật kinh doanh của công ty. Khi bạn lựa chọn sử dụng phần mềm HĐĐT, hãy lưu ý đến tiêu chí này.
Có hỗ trợ khách hàng khi cần
Trong quá trình sử dụng HĐĐT, chắc chắn sẽ có những lúc bạn gặp phải trục trặc. Vậy nên, điều bạn cần là một đội ngũ chăm sóc khách hàng của nhà cung cấp phần mềm HĐĐT. Có thể có mặt để giải đáp toàn bộ những vướng mắc, trục trặc cho bạn khi cần. Đội ngũ chăm sóc khách hàng cũng là yếu tố quan trọng để bạn lựa chọn sử dụng phần mềm HĐĐT của nhà cung cấp nào.
Với rất nhiều các phần mềm HĐĐT như hiện nay. Khách hàng có thể lựa chọn sử dụng phần mềm của Misa, một trong những phần mềm đáp ứng được đủ nhu cầu sử dụng của khách hàng ngay này.
Xem thêm:
Mới làm kế toán thuế hãy tránh xa những lỗi này
Chứng từ kế toán ngân hàng: Nếu chưa hiểu thì hãy đọc ngay nhé
Chế độ sau khi nghỉ việc: Người lao động sẽ được hưởng những gì?
