Hàng tồn kho từ lâu đã trở thành vấn đề nhức nhối trong các doanh nghiệp. Nếu như để quá nhiều hàng tồn kho ở trong doanh nghiệp thì sẽ ảnh hưởng nhiều đến lãi suất. Vào dịp cuối năm, kế toán viên cần là người thanh lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp. Bởi vì nếu không thanh lý hàng năm cũ, để sang năm mới, việc thanh lý sẽ càng khó khăn hơn. Để có thể thanh lý hàng tồn, bạn có thể làm theo những bước sau.
Đầu tiên, tiến thành thanh lý hàng tồn kho doanh nghiệp
Đây là bước đầu tiên để bạn bắt đầu việc thanh lý hàng tồn của công ty. Để thực hiện quá trình thanh lý, bạn cần phải làm đơn xin thanh lý. Người được phép làm đơn xin thanh lý hàng tồn sẽ là trưởng đơn vị quản lý hàng tồn. Giấy đề nghị công ty thanh lý hàng tồn sẽ bao gồm có những nội dung như sau:
- Tên của mặt hàng mà bạn cần thanh lý
- Ghi rõ, đầy đủ số lượng mặt hàng mà bạn cần phải thanh lý là bao nhiêu
- Chắc chắn trong đơn hàng tồn không thể thiếu chất lượng. Người làm đơn cần phải mô tả rõ về tình trạng, chất lượng của mặt hàng cần thanh lý.
- Và một yếu tố không thể thiếu trong đơn xin đó chính là lý do thanh lý. Nếu lý do chính đáng và thuyết phục thì mới được công ty chấp nhập cho thanh lý.
Thứ hai, tiến hành họp để lập hội đồng thanh lý hàng tồn
Sau khi bạn nộp đơn xin thanh lý hàng tồn kho và đã được Ban giám đốc phê duyệt. Điều tiếp theo đó chính là họp để lập hội đồng thanh lý hàng tồn. Trong cuộc họp này thì kế toán kho sẽ là người lập biên bản họp hội đồng. Biên bản họp hội đồng này cực kì quan trọng, chính vì thế mà kế toán viên cần phải hết sức lưu ý.
Biên bản họp sẽ bao gồm có:
- Quá trình thẩm định thực tế về các mặt hàng tồn kho, xem hàng tồn đang ở mức độ nào. Sau khi đã tiến hành thẩm định xong thì bạn sẽ định giá hàng tồn. Phần định giá hàng tồn cực kì quan trọng và đòi hỏi được tính chính xác cao. Nếu như bạn định giá quá cao thì không thể thanh lý được. Còn trường hợp định giá quá thấp thì sẽ bị lỗ cho doanh nghiệp.
- Điều thứ hai đó chính là đưa ra phương án thanh lý hàng tồn cho doanh nghiệp. Hàng tồn là mặt hàng rất khó bán nên mới cần thanh lý. Chính vì thế mà bạn cần phải đặt ra phương án, kế hoặc thanh lý rõ ràng và cụ thể. Nếu không có kế hoạch từ trước thì chắc chắn là sẽ rất khó để thanh lý.
Bước ba, đưa ra quyết định lập hội đồng thanh lý hàng tồn công ty
Sau khi bạn đã viết xong biên bản họp và được cấp trên phê duyệt. Bước tiếp theo mà bạn cần phải làm đó chính là quyết định lập ra hội đồng thanh lý hàng tồn kho. Trong nội dung ở bước này thì sẽ bao gồm có:
- Trong hội đồng thanh lý sẽ bao gồm những ai. Cần phải liệt kê đầy đủ Tên họ, chức danh của người tham gia trong hội đồng này.
- Trong cuộc họp hội đồng này, ai sẽ là người chịu trách nhiệm chính về vấn đề thanh lý hàng tồn kho. Thường thì người trách nhiệm phải là người có vịt trí khá là cao trong công ty.
- Không thể thiếu những bên liên quan trong vấn đề thanh lý hàng tồn. Đây cũng là mục mà kế toán viên cần phải ghi rõ ra.
Bước bốn, tiến hành lập biên bản xác nhận hiện trạng hàng tồn
Sau khi đã diễn ra cuộc họp hội đồng thanh lý hàng tồn. Điều tiếp theo mà bạn cần phải làm đó chính là lập biên bản xác nhận hàng tồn. Kế toán kho cũng sẽ là người đảm nhận vai trò lập biên bản này. Kế toán viên cần phải lưu ý những nội dung có trong biên bản này.
- Biên bản cần phải ghi rõ, chính xác ngày tháng xác nhận hiện trạng hàng tồn kho.
- Cần ghi đầy đủ sự có mặt của hội đồng thanh lý. Bạn cần nắm rõ là hội đồng thanh lý gồm những ai cùng xác nhận.
- Có thêm mục kiểm kê hàng hóa tồn kho của công ty. Trong mục kiểm kê này thì kế toán viên cần phải ghi rõ số lượng, chất lượng của hàng hóa.
Bước năm, lập biên bản thẩm định hàng hóa tồn kho
Sau khi bạn đã tiến hành xong việc xác nhận hiện trạng hàng tồn. Việc tiếp theo mà bạn cần phải làm đó chính là lập biên bản thẩm định hàng hóa. Trong biên bản thẩm định hàng hóa sẽ bao gồm những yếu tố có liên quan đến hàng tồn. Ví dụ như là tình trạng hàng, số lượng hàng, cách thức thanh lý, giá trị thanh lý… Tất cả những yếu tố liên quan đến vấn đề thanh lý đều sẽ được ghi chép đầy đủ trong biên bản.
Cuối cùng, phê duyệt hàng tồn kho
Sau khi đã trải qua nhiều bước để thanh lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp. Cuối cùng thì kế toán viên sẽ là người nộp lại rất cả các biên bản cho Ban giám đốc. Ban giám đốc sẽ là người xem lại toàn bộ những biên bản. Sau khi đã nắm bắt được đầy đủ những thông tin về hàng tồn kho, phương thức thanh toán hàng tồn. Cuối cùng thì sẽ đưa ra quyết định có thanh lý hàng tồn hay không.
Xem thêm:
Phát triển nhân sự cấp cao: CEO luôn phải chú ý điều này
