Kiểm tra đối chiếu chứng từ sổ sách

• 1. Trạng thái ghi sổ chứng từ

• Trước tiên cần yêu cầu những người dùng khác thoát ra khỏi dữ liệu muốn bảo trì, để đảm bảo chỉ có một người truy cập vào dữ liệu thực hiện thao tác bảo trì.
• Vào menu Tiện ích\Bảo trì dữ liệu.
• Chọn khoảng thời gian cần bảo trì thường là theo kỳ năm tài chính
• Nhấn Thực hiện.

• Xuất hiện thông báo người dùng khác sẽ không thể thực hiện các chức năng trên hệ thống. Nhấn Yes để thực hiện bảo trì.

• Xuất hiện thông báo sao lưu dữ liệu. Nhấn Yes, chương trình sẽ lưu lại dữ liệu trước khi tiến hành bảo trì để có thể phục hồi lại (nếu cần).

• Khi bảo trì xong, chương trình sẽ thông báo kết quả thực hiện. Nếu có chứng từ ghi sổ không thành công, nhấn vào Xem kết quả để kiểm tra nguyên nhân.
• Dựa vào nguyên nhân chương trình nêu ra, nhấn vào Số chứng từ để mở chứng từ lên kiểm tra chi tiết và chỉnh sửa lại cho hợp lý.

• 2. Tiền mặt, tiền gửi

Hướng dẫn

1. Vào menu Trợ giúp\Hướng dẫn lập báo cáo quyết toán\Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách.

2. Thiết lập tham số, kiểm tra đối chiếu số liệu.

3. Tại mục 2. Tiền mặt, tiền gửi, nhấn Kiểm tra ngay.

4. Chương trình hiển thị báo cáo kiểm tra tiền mặt, tiền gửi bao gồm các nội dung sau:

• 3. Kho, mua hàng

Hướng dẫn

1. Vào menu Trợ giúp\Hướng dẫn lập báo cáo quyết toán\Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách.

2. Thiết lập tham số, kiểm tra đối chiếu số liệu.

3. Tại mục 3. Kho, mua hàng nhấn Kiểm tra ngay.

4. Chương trình hiển thị báo cáo kiểm tra các nội dung sau đây:

3.1. VTHH số lượng bằng 0 nhưng giá trị khác 0 hoặc Số lượng âm hoặc giá trị âm

3.2. Các chứng từ xuất kho có thể chưa được tính giá xuất kho dẫn đến giá trị xuất kho bị sai

3.3. Chứng từ nhập, xuất kho nhưng hạch toán vào tài khoản khác tài khoản kho (152, 155…) dẫn đến chênh lệch giữa sổ cái và sổ kho

3.4. Chứng từ hạch toán vào TK kho nhưng trên các loại chứng từ khác nhập, xuất kho dẫn đến chênh lệch giữa sổ cái và sổ kho

3.5. Chênh lệch chi phí mua trên chứng từ mua hàng và chứng từ chi phí

3.6. Chứng từ hạch toán nhầm TK công nợ/TK tiền/TK thuế là TK kho

3.7. Chênh lệch nhập, xuất kho giữa sổ kho thủ kho và sổ kế toán

3.8 Chứng từ chi phí mua hàng chưa phân bổ hoặc phân bổ chưa hết

3.9. Chứng từ chi phí phân bổ cho các chứng từ mua hàng khác năm

• 4. Công nợ

Hướng dẫn:

1.  Vào menu Trợ giúp\Hướng dẫn lập báo cáo quyết toán\Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách).

2. Thiết lập tham số, kiểm tra đối chiếu số liệu.

3. Tại mục 4. Công nợ:

• Nếu có nhu cầu theo dõi công nợ theo hóa đơn thì tích chọn Có theo dõi công nợ theo hóa đơn, chương trình sẽ kiểm tra và hiển thị thêm Danh sách chứng từ công nợ, thanh toán chưa đối trừ chứng từ .
• Nhấn Kiểm tra ngay.

4. Chương trình hiển thị báo cáo kiểm tra các nội dung sau đây:

4.1. Danh sách khách hàng, nhà cung cấp trùng mã số thuế

4.2. Danh sách chứng từ công nợ, thanh toán chưa đối trừ chứng từ (đối với đơn vị theo dõi công nợ theo hóa đơn)

4.3. Danh sách chứng từ thu tiền, trả lại, giảm giá có chứng từ công nợ bị bỏ ghi, xóa

4.4. Danh sách chứng từ trả tiền, trả lại, giảm giá có chứng từ công nợ bị bỏ ghi, xóa

4.5. Danh sách khách hàng có công nợ đầu kỳ theo tài khoản khác công nợ đầu kỳ chi tiết theo hóa đơn

• 5. Tài sản cố định

Hướng dẫn

1. Vào menu Trợ giúp\Hướng dẫn lập báo cáo quyết toán\Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách.

2. Thiết lập tham số, kiểm tra đối chiếu số liệu.

3. Tại mục 5. Tài sản cố định nhấn Kiểm tra ngay.

4. Chương trình hiển thị báo cáo kiểm tra các nội dung sau đây:

5.1. Chênh lệch số dư giữa danh sách TSCĐ với số dư ban đầu TK nguyên giá, hao mòn lũy kế dẫn đến sai lệch giữa sổ tài sản và sổ cái

• 6. Công cụ dụng cụ, chi phí trả trước

Hướng dẫn

1. Vào menu Trợ giúp\Hướng dẫn lập báo cáo quyết toán\Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách.

2. Thiết lập tham số, kiểm tra đối chiếu số liệu.

3. Tại mục 6. Công cụ dụng cụ, chi phí trả trước nhấn Kiểm tra ngay.

4. Chương trình hiển thị báo cáo kiểm tra các nội dung sau đây:

6.1. Chứng từ mua CCDC/xuất kho CCDC ra sử dụng, chuyển TSCĐ thành CCDC, thanh toán chi phí trả trước nhưng quên chưa ghi tăng hoặc chưa chọn nguồn hình thành

6.2. CCDC, chi phí trả trước đã ghi tăng nhưng chưa hạch toán hoặc chưa chọn nguồn gốc hình thành, có thể dẫn đến chênh lệch giữa sổ cái TK chi phí trả trước và sổ theo dõi CCDC, chi phí trả trước

6.3. CCDC, chi phí trả trước đã hạch toán và ghi tăng nhưng số tiền hạch toán, TK hạch toán khác trên chứng từ ghi tăng có thể dẫn đến chênh lệch giữa sổ cái TK và sổ theo dõi CCDC, chi phí trả trước

6.4. Nghiệp vụ điều chỉnh CCDC đã thực hiện điều chỉnh tăng trên sổ CCDC nhưng chưa hạch toán

6.5. Các tháng chưa phân bổ Công cụ dụng cụ

6.6. Các tháng chưa phân bổ Chi phí trả trước

• 7. Thuế GTGT

Hướng dẫn:

1. Vào menu Trợ giúp\Hướng dẫn lập báo cáo quyết toán\Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách.

2. Thiết lập tham số, kiểm tra đối chiếu số liệu.

3. Tại mục 7. Thuế GTGT nhấn Kiểm tra ngay.

4. Chương trình hiển thị báo cáo kiểm tra các nội dung sau đây:

• 8. Kho, bán hàng

1. Vào menu Trợ giúp\Hướng dẫn lập báo cáo quyết toán\Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách.

2. Thiết lập tham số, kiểm tra đối chiếu số liệu.

3. Tại mục 8. Kho, Bán hàng, nhấn Kiểm tra ngay. Chương trình sẽ hiển thị báo cáo kết quả kiểm tra tương ứng:

8.1. Đã lập chứng từ ghi nhận doanh thu nhưng chưa lập phiếu xuất kho trong kỳ hoặc xuất kho số lượng không bằng với chứng từ ghi nhận doanh thu dẫn đến ghi nhận chi phí không tương ứng với doanh thu

8.2. Đã lập phiếu xuất kho nhưng chưa lập chứng từ ghi nhận doanh thu trong kỳ hoặc số lượng ghi nhận doanh thu khác với số lượng đã xuất kho dẫn đến ghi nhận doanh thu không tương ứng với chi phí

8.3. Kiểm tra chênh lệch giữa doanh thu trên sổ cái TK 511, 711 và trên bảng kê bán ra

8.4. Kiểm tra chứng từ bán hàng và chứng từ xuất kho hạch toán không cùng kỳ dẫn đến ghi nhận doanh thu và giá vốn vi phạm nguyên tắc phù hợp của Chuẩn mực kế toán

8.5. Kiểm tra chênh lệch giữa doanh thu trên Báo cáo bán hàng và trên Sổ cái TK 511

• 9. Giá thành

1. Vào menu Trợ giúp\Hướng dẫn lập báo cáo quyết toán\Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách.

2. Thiết lập tham số, kiểm tra đối chiếu số liệu.

3. Tại mục 9. Giá thành nhấn Kiểm tra ngay.

9.1 Các chứng từ chi phí chung nhưng chưa phân bổ hết hoặc không phân bổ cho kỳ tính giá thành nào, hoặc số tiền bằng 0 nên chưa được tính vào giá thành

9.2 Trong kỳ có nhập kho thành phẩm nhưng nhập nhầm sang loại phiếu nhập kho khác dẫn đến không tính được giá thành do không có nhập kho thành phẩm trong kỳ

9.3. Lập chứng từ nhập kho thành phẩm nhưng hạch toán sai (hạch toán khác Nợ TK 15x/Có TK 154, hạch toán vào khoản mục chi phí sản xuất) hoặc sai đối tượng tập hợp chi phí; hoặc đối tượng tập hợp chi phí không được tính giá thành trong kỳ

9.4. Các đối tượng tập hợp chi phí có tính giá thành nhưng chưa nhập kho thành phẩm

9.5. Các đối tượng tập hợp chi phí có tính giá thành nhưng chưa cập nhật giá nhập kho thành phẩm hoặc tự nhập đơn giá nhập kho trên phiếu nhập khác giá thành đơn vị sản phẩm

9.6. Kiểm tra đối tượng tập hợp chi phí/công trình/đơn hàng/hợp đồng có thay đổi tiêu thức phân bổ chi phí chung trong kỳ kế toán dẫn đến vi phạm nguyên tắc Nhất quán của Chuẩn mực kế toán

9.7. Các đơn hàng có phát sinh chi phí nhưng quên không tích Tính giá thành

9.8. Các hợp đồng có phát sinh chi phí nhưng quên không tích “Tính giá thành”

9.9. Các chứng từ hạch toán chi phí sản xuất nhưng chưa chọn khoản mục chi phí (NVLTT, NCTT, SXC)

9.10 Các trường hợp khác gây sai lệch về nghiệp vụ giá thành

• 10. Kiểm tra bảng cân đối phát sinh

1. Vào menu Trợ giúp\Hướng dẫn lập báo cáo quyết toán\Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách.

2. Thiết lập tham số, kiểm tra đối chiếu số liệu.

3. Tại mục 10. Kiểm tra bảng cân đối phát sinh, nhấn Kiểm tra ngay.

10.1. Kiểm tra các tài khoản bậc 1 đã phù hợp với quy định tại thông tư 133/200 chưa

10.2. Kiểm tra các chứng từ hạch toán trên tài khoản tổng hợp dẫn đến chênh lệch giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết

• 11. Kiểm tra kết chuyển lãi lỗ

Giải pháp:

Mở báo cáo kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách có kỳ là 1 năm tài chính lên:

 

Trường hợp 1: Dư đầu kỳ

1. Nguyên nhân 1: Dữ liệu liên năm và năm trước chưa thực hiện kết chuyển lãi lỗ hoặc đã kết chuyển lãi lỗ nhưng sau đó lại sửa lại doanh thu, chi phí. Nên sang năm nay các tài khoản doanh thu, chi phí vẫn còn số dư đầu kỳ: Giải pháp: 1. Vào phân hệ Tổng hợp, tab Kết chuyển lãi lỗ. 2. Chọn khoảng thời gian tìm kiếm là năm trước, nhấn Lấy dữ liệu. 3. Xóa các chứng từ kết chuyển lãi lỗ đã lập trong kỳ. 4. Thực hiện kết chuyển lãi lỗ lại cho từng tháng (từ tháng 01 – tháng 12). Xem hướng dẫn tại đây. 2. Nguyên nhân 2: Khai báo sai số dư đầu kỳ. Trong đó, các tài khoản doanh thu, chi phí vẫn còn số dư. Giải pháp: Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu\tab Số dư tài khoản. Kiểm tra lại số dư của các tài khoản để điều chỉnh lại cho đúng. Để xóa số dư của tài khoản doanh thu, chi phí. Chọn tài khoản doanh thu, chi phí còn số dư. Nhấn Xóa.

 

Trường hợp 2: Dư cuối kỳ

1. Vào phân hệ Tổng hợp, tab Kết chuyển lãi lỗ. 2. Chọn khoảng thời gian tìm kiếm (nên chọn 1 năm tài chính Ví dụ: từ ngày 01/01 – 31/12), nhấn Lấy dữ liệu. 3. Xóa các chứng từ kết chuyển lãi lỗ đã lập trong kỳ. 4. Thực hiện kết chuyển lãi lỗ lại cho từng tháng (từ tháng 01 – tháng 12). Xem hướng dẫn tại đây.

Lưu ý: Cách xác định chi phí thuế TNDN phải nộp cho ngân sách nhà nước khi kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp lãi:

1. Bước 1: Thực hiện kết chuyển lãi lỗ cho từng tháng trong năm tài chính. Xem hướng dẫn tại đây.

– Sau khi kết chuyển lãi lỗ xong, người dùng xác định số lãi (nếu có) mà doanh nghiệp thu được. Từ đó, xác định số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp bằng cách: lấy số lãi nhân với thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp.

– Trong trường hợp năm trước doanh nghiệp có lỗ hoặc được miễn (giảm) thuế thu nhập doanh nghiệp thì người sử dụng xác định chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp phù hợp (đã có tính đến số lỗ của năm trước được bù và tính đến phần thuế được miễn-giảm nếu có).

2. Bước 2: Hạch toán khoản thuế TNDN, vào menu Nghiệp vụ\Tổng hợp\Chứng từ nghiệp vụ khác, hạch toán Nợ TK 821/Có TK 3334

3. Bước 3: Xóa chứng từ kết chuyển lãi, lỗ đã làm ở Bước 1 và kết chuyển lại để kết chuyển chi phí thuế TNDN và xác định lãi sau thuế TNDN.

• 12. Khác

I. Lương, Bảo hiểm.

1. Kiểm tra đối chiếu Số phát sinh của TK 334 với các bảng lương của doanh nghiệp trong kỳ, kiểm tra số dư của tài khoản 334 để kiểm tra bất thường có thể xảy ra như:

• Trên sổ cái tài khoản 334 có dư Nợ: Trường hợp này xảy ra khi đơn vị hạch toán thừa bút toán trả lương hoặc hạch toán thiếu chi phí lương cụ thể:
  • Nếu đơn vị thực hiện theo dõi chi tiết lương cán bộ trên phần mềm Misa thì hiện nay phần mềm không cho phép đơn vị thực hiện trả lương lớn hơn số lương phải trả người lao động trong kỳ.
  • Nếu đơn vị không thực hiện theo dõi chi phí lương cán bộ trên phầm mềm mà tự hạch toán bút toán trả lương thì trường hợp trả thừa tiền lương có thể xảy ra. Doanh nghiệp kiểm tra các chứng từ trả lương xem có chứng từ nào hạch toán hai lần hoặc đã hạch toán nhưng quên không ghi sổ sau đó lại hạch toán thêm một chứng từ khác dẫn tới việc số dư cuối kỳ trên sổ Cái TK Phải trả người lao động (TK 334) dư Nợ.
  • Kiểm tra tổng số phát sinh bên Có sổ Cái TK 334 Phải trả người lao động xem có khớp với tổng số lương trên các bảng thanh toán tiền lương trong kỳ của doanh nghiệp. Đảm bảo doanh nghiệp hạch toán đầy đủ chi phí lương trong kỳ.

2. Đối chiếu BHXH, BHYT, BHTN trên sổ Cái tài khoản 3382, 3383, 3384, 3386 với thông báo của cơ quan bảo hiểm, cơ quan công đoàn nơi đơn vị trực thuộc (cấp quận, huyện, thành phố) để kiểm tra bất thường có thể xảy ra như:

• Sổ chi tiết tài khoản BHXH, BHYT, BHTN và sổ Cái tài khoản Phải trả phải nộp khác (TK 338) lệch số với thông báo của cơ quan bảo hiểm do:
  • Doanh nghiệp nộp tiền BH sau ngày cơ quan BH chốt sổ để lập thông báo. Trường hợp này thì sang tháng sau doanh nghiệp kiểm tra thông báo sẽ thấy số tiền đã nộp được ghi nhận.
  • Doanh nghiệp ghi sai số tài khoản của cơ quan BH, trường hợp này doanh nghiệp cần lập truy soát tại kho bạc hoặc làm điều chỉnh nộp tiền
• • Doanh nghiệp nộp chậm tiền BH nhưng chưa tính vào nộp lãi. Doanh nghiệp cần bổ sung khoản phạt chậm nộp tiền BH

• Sổ chi tiết tài khoản KPCĐ và sổ Cái tài khoản Phải trả phải nộp khác (TK 338) lệch số với thông báo của cơ quan công đoàn đơn vị trực thuộc do:
  • Đơn vị đã nộp kinh phí công đoàn nhưng nộp chưa đúng thời gian quy định hoặc do đơn ghi sai số tài khoản của cơ quan công đoàn trường hợp này doanh nghiệp cần lập truy soát tại kho bạc, ngân hàng hoặc làm điều chỉnh nộp tiền.

MỌI THẮC MẮC LIÊN QUAN ĐẾN KẾ TOÁN THUẾ XIN LIÊN HỆ HOTLINE: 0356828688 – 0911298688 ĐỂ ĐƯỢC HỖ TRỢ TƯ VẤN. NGOÀI RA Kế toán ALA Việt Nam CÒN ĐANG HỖ TRỢ CÁC DOANH NGHIỆP MỚI THÀNH LẬP VỀ TOKEN, LÀM LẠI SỔ SÁCH,… VỚI GIÁ CẢ PHẢI CHĂNG