Hóa đơn điện tử chắc chắn đã không còn xa lạ đối với các kế toán viên. Đặc biệt là đối với nhưng doanh nghiệp sản xuất thì lại càng cần phải sử dụng hóa đơn điện tử hơn. Và trong quá trình làm việc đã có không ít những trường hợp hóa đơn điện tử lập sai. Vậy thì khi hóa đơn lập sai, kế toán viên cần xử lý tình huống như thế nào?
Hóa đơn điện tử lập sai nhưng chưa gửi đến cho khách hàng
Đối với trường hợp hóa đơn điện tử lập sai nhưng vẫn chưa gửi đến cho khách hàng rất phổ biến. Rất may là kế toán viên đã phát hiện ra được những sai sót trước khi gửi hóa đơn đi. Trong trường hợp này thì kế toán viên sẽ giải quyết như sau:
- Đầu tiên thì kế toán viên sẽ gửi thông báo đến cơ quan thuế về vấn đề lập sai hóa đơn điện tử. Nên nhớ là kế toán viên cần nói rõ ràng về mã hóa đơn đã lập có sai sót.
- Tiếp theo thì kế toán viên sẽ tiến hành lập một hóa đơn mới. Cần phải kí vào sổ, kí điện tử mới. Sau đó thì sẽ gửi đến cơ quan Thuế để được cấp mã hóa đơn điện tử mới thay cho mã hoá đơn đã bị sai trước đó.
Trường hợp lập sai hóa đơn điện tử nhưng đã gửi đến cho khách hàng
Trong các doanh nghiệp sản xuất không thiếu những trường hợp gửi sai hóa đơn điện tử cho khách hàng. Trong tình huống này sẽ chia thành hai trường hợp nhỏ như sau:
Trường hợp sai sót về tên và địa chỉ của người mua
Trong trường hợp mà kế toán viên chỉ sai sót về địa chỉ và tên của khách hàng. Còn mã số hóa đơn và những nội dung còn lại không sai sot thì kế toán viên sẽ xử lý như sau:
- Kế toán viên sẽ tiến hành thông báo đến cho người mua về tình trạng sai sót trong hóa đơn.
- Sau đó thì kế toán viên sẽ thông báo đến cho cơ quan Thuế về mã hóa đơn đã bị sai sót. Dựa trên mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119. Khi đã thông báo thì kế toán viên không cần phải lập lại hóa đơn đã sai
Trường hợp sai mã hóa đơn, thuế suất, tiền hàng, tiền thuế, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách
Trong trường hợp này thì kế toán viên sẽ thực hiện những bước sau để xử lý hóa đơn đã bị viết sai:
- Đầu tiên, giữa người bán và người mua sẽ gặp nhau và thống nhất lập biên bản thỏa thuận những sai sót trong hóa đơn.
- Thứ hai, kế toán viên sẽ là người gửi thông báo đến cho cơ quan Thuế về việc hóa đơn bị sai sót.
- Thứ ba, sau khi đã thông báo đến cơ quan Thuế thì kế toán viên sẽ tiến hành lập hóa đơn điện tử mới.
- Thứ tư, kế toán viên sẽ gửi hóa đơn mới đến cơ quan Thuế để được cấp mã hóa đơn mới cho khách hàng
Trường hợp cơ quan Thuế phát hiện hóa đơn điện tử lập sai
Trong nhiều trường hợp, hóa đơn bị lập sai, đã được cấp mã và bị cơ quan Thuế phát hiện. Trong trường hợp sai sót hóa đơn này thì sẽ được giải quyết như sau:
- Cơ quan Thuế sẽ thông báo đến cho công ty về hóa đơn lập sai.
- Sau khi đã nhận được thông báo từ cơ quan Thuế. Trong vòng 2 ngày thì kế toán viên sẽ tiến hành xem và lập lại hóa đơn mới. Lưu ý là kế toán viên cần phải ký số, ký điện tử để gửi cho cơ quan Thuế. Để được xét duyệt và cấp lại mã để thay thế cho hóa đơn điện tử sai sót trước đó.
- Sau đó thì kế toán viên sẽ gửi lại hóa đơn đã lập mới cho cơ quan Thuế. Cơ quan Thuế sẽ kiểm tra và cấp lại mã hóa đơn cho bên bán hàng.
Đối với việc sai sót trong quá trình lập hóa đơn điện tử là không thể tránh khỏi. Chỉ cần khi phát hiện ra sai sót thì kế toán viên sẽ tiến hành sửa chữa các hóa đơn theo những bước trên. Nếu trong trường hợp mà kế toán viên cố chấp không chịu sửa hóa đơn điện tử. Kế toán viên đó sẽ bị phạt hành chính theo luật Thuế.
Xem thêm:
Quỹ tiền mặt bị âm và cách xử lý nhanh cho kế toán viên
Thang bảng lương: Nếu không đăng kí có bị phạt hay không?
Kế toán đã biết về việc hủy hóa đơn giá trị gia tăng hay chưa?