Hóa đơn đầu vào là hóa đơn điện tử có lợi ích gì?
TTrên thực tế, sử dụng hóa đơn đầu vào là hóa đơn điện tử sẽ mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc quản lý hóa đơn chứng từ cũng như kê khai thuế. Vậy những lợi ích này là gì, bài viết sau sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn.
1. Hóa đơn điện tử là gì
Sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) được ví như một cuộc cách mạng cải cách toàn bộ phương thức làm việc của các kế toán. Để hiểu rõ hóa đơn đầu vào là hóa đơn điện tử có lợi ích gì cần nắm rõ hóa đơn điện tử là gì và các loại đặc trưng của hóa đơn điện tử.
Định nghĩa hóa đơn điện tử:
Theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/3/2011 hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:
“Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử”
Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Ngoài ra, HĐĐT phải được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Các loại hóa đơn điện tử:
- -Hóa đơn xuất khẩu;
- -Hóa đơn giá trị gia tăng;
- -Hóa đơn bán hàng;
- -Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…,
Hình thức và nội dung của hóa đơn được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
2. Hóa đơn đầu vào là hóa đơn điện tử có lợi ích gì đối với doanh nghiệp
Hóa đơn đầu vào là hóa đơn điện tử được hiểu là các hóa đơn đơn mua hàng hóa, dịch vụ phục cho nhu cầu sản xuất kinh doanh hoặc hoạt động của doanh nghiệp được lập dưới dạng hóa đơn điện tử. Trên thực tế, việc sử dụng hóa đơn đầu vào là hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh.
(1) Hóa đơn đầu vào là hóa đơn điện tử giúp dễ dàng quản lý
Khi hóa đơn đầu vào là hóa đơn điện tử doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý hóa đơn trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử. Cụ thể như quản lý theo tiêu thức đơn vị cung cấp sản phẩm, dịch vụ; quản lý theo thời gian;quản lý theo mức độ hoàn thành… Bên cạnh đó các hóa đơn đầu vào còn được hệ thống tự động lưu trữ tránh tình trạng mất hóa đơn, kê khai thiếu hóa đơn…
(2) Tìm kiếm nhanh chóng
Việc tìm kiếm hóa đơn đầu vào là hóa đơn điện tử rất nhanh và chính xác. Kế toán chỉ mất chưa đến 1 phút để truy cập phần mềm hóa đơn điện tử rồi tìm kiếm theo các tiêu thức đã có.
(3) Tiết kiệm chi phí lưu kho, bảo quản
Theo quy định về lưu trữ chứng từ kế toán hóa đơn đầu vào có thể phải được lưu kho ít nhất trong 5 năm hoặc 10 năm hoặc lâu hơn, do đó số lượng hóa đơn theo thời gian là rất lớn. Đối với hóa đơn giấy thì chi phí cho việc lưu kho và bảo quản có thể rất lớn. Trường hợp hóa đơn được lưu trữ là hóa đơn điện tử thì việc lưu trữ sẽ rất đơn giản và an toàn.
(4) Kê khai hóa đơn đầu vào nhanh chóng thuận tiện
Hóa đơn đầu vào là hóa đơn điện tử do đó doanh nghiệp có thể thực hiện kê khai hóa đơn nhanh chóng. Khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử hệ thống sẽ lọc ra các hóa đơn đầu vào, kế toán kê khai với một vài thao tác đơn giản trên hệ thống.
(5) Giảm thiểu tối đa các rủi ro
Rủi ro trong việc bảo quản, lưu trữ hoặc kê khai hóa đơn giấy là rất cao. Tuy nhiên khi sử dụng hóa đơn điện tử (dù là hóa đơn đầu vào hay đầu ra) thì các rủi ro đều được hạn chế. Cụ thể:
- -Giảm thiểu kê khai thiếu hóa đơn đầu vào
- -Giảm thiểu việc mất hóa đơn, hóa đơn bị rách, cháy, hỏng…
- -Bảo mật dữ liệu an toàn trên hệ thống và trên các thiết bị lưu trữ của bên thứ 3.
(6) Tránh được các thủ tục hành chính rườm rà phức tạp
Khi kê khai hóa đơn điện tử doanh nghiệp sẽ tránh được việc phải đến trực tiếp tại cơ quan thuế do đó tránh được các thủ tục rườm rà phức tạp đồng thời tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
Kế Toán ALA hỗ trợ thành lập doanh nghiệp trọn gói chỉ từ 2.000.000 vnđ chỉ trong 3-7 ngày sẽ đi vào hoạt động. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp có vấn đề gì về kế toán thuế hay có nhu cầu về thành lập doanh nghiệp khách hàng vui lòng liên hệ hotline/zalo: 0356828688 – 0911298688.
