Tài sản cố định là một trong những mảng mà kế toán cần phải quan tâm đến nhiều. Nhất là vào những thời điểm công ty có tài sản mới thì sẽ phải tiến hành làm hồ sơ tài sản cố định.
Chuẩn bị hồ sơ tài sản cố định trong doanh nghiệp
Khi chuẩn bị hồ sơ tài sản cố định trong một doanh nghiệp thì sẽ bao gồm những giấy tờ quan trọng dưới đây.
- Hóa đơn của tài sản và kèm theo chứng từ hình thành
- Văn bản quyết định đưa tài sản vào sử dụng trong doanh nghiệp và trích khấu hao tài sản cố định.
- Biên bản đã bàn giao và nhận TSCĐ cho bên quản lý tài sản của công ty
- Thẻ của TSCĐ
- Dán nhãn của thông tin tài sản và số thẻ của TSCĐ công ty
Trong quá trình làm hồ sơ TSCĐ của doanh nghiệp thì cần phải lưu ý.
- TSCĐ phải có giá trị trên 30 triệu đồng. Thời hạn sử dụng tài sản cố định đó là trên 1 năm
- Một số những khoản đầu tư không nằm ở trong hình thể dạng vật chất. Như là phần mềm, thương hiệu, quyền sở hữu đấ thì kế toán viên sẽ tiến hành hạc toán vào trong TSCĐ.
Hồ sơ của TSCĐ góp vốn
Khi bạn tiến hành làm hồ sơ TSCĐ góp vốn thì cần phải chuẩn bị những giấy tờ quan trọng dưới đây.
- Biên bản của cuộc họp Hội đồng quản trị, họp Hội đồng thành viên. Biên bản đã công nhận về việc góp vốn bằng hình thức là tài sản. Bao gồm cả biên bản bàn giao tài sản và biên bản góp vốn của doanh nghiệp
- Bản thẩm định giá của Ban sở giá tài chính đã thẩm định giá trị. Hoặc là có thể lấy xác nhận thẩm định giá ở công ty thẩm định giá độc lập.
- Giấy tờ và hồ sơ chứng thực cho việc sang tên đổi chủ. Kèm theo lệ phí trước bạ
- Giấy tờ để chứng minh cho việc đã có nguồn gốc hình thành trước khi tiến hành góp vốn.
Làm hồ sơ tài sản cố định mới mua
Đối với hồ sơ tài sản cố định mới mua thì sẽ bao gồm những loại giấy tờ quan trọng dưới đây.
- Hợp đồng cho quá trình thu mua tài sản, hoặc là hợp đồng nhập khẩu.
- Hóa đơn giá trị gia tăng khi mua tài sản. Hoặc có thể là hóa đơn thông thường khi mà tiến hành thu mua tài sản đó.
- Hóa đơn của nguyên vật liệu, phụ kiện hoặc là những cấu kiện được đi kèm tài sản.
- Nếu như TSCĐ cần phải thuê vận chuyển, thuê lắp đặt và thuê chuyên gia thì cần phải có hóa đơn chứng từ
- Biên bản giao nhận tài sản, lấy từ người bán TSCĐ cho công ty
- Chứng từ và biên lai khi nộp Thuế lúc mua
Những lưu ý khi lập hồ sơ TSCĐ mới mua
Nếu như TSCĐ có chi phí vận chuyển, lắp đặt, thuế gián thu thì sẽ tiến hành cộng trực tiếp vào trong nguyên giá của TSCĐ.
Nếu như trong trường hợp mà doanh nghiệp vay tiên của ngân hàng để mua TSCĐ thì sẽ hạch toán như bình thường trong kỳ.
Lập hồ sơ TSCĐ thuê tài chính
Đối với hồ sơ TSCĐ thuê tài chính sẽ bao gồm những nội dung sau đây.
- Hợp đồng về việc thuê tài chính của doanh nghiệp
- Hồ sơ về việc thanh toán tiền lần đầu, thanh toán tiền gốc và tiền lãi trong từng kỳ của doanh nghiệp
- Biên bản về việc đã tiến hành bàn giao và đưa vào sử dụng
Lưu ý là trong quá trình làm hồ sơ TSCĐ thuê tài chính thì bạn cần phải quản lý chặt chẽ hiện vật TSCĐ. Bởi vì là mới mua nên cần phải bảo vệ thật cẩn thận. Đối với giá trị chưa trả hết giống như trong hợp đồng thuê tài chính thì kế toán viên phải tiến hành hạch toán nợ thuê tài chính
Lập hồ sơ tài sản cố định thuê hoạt động
Đối với việc lập hồ sơ TSCĐ thuê hoạt động thì sẽ bao gồm:
- Hợp đồng thuê hoạt động
- Hóa đơn tài chính của TSCĐ
- Chứng từ thanh toán của TSCĐ
- Biên bản giao nhận TSCĐ của doanh nghiệp
Xem thêm:
Thanh lý hàng tồn kho nhanh chóng cho kế toán dịp cuối năm