Quản lý kho hàng không đơn giản chỉ là kiểm kê số lượng hàng trong kho hay làm các thủ tục xuất nhập kho mà còn liên quan đến công tác điều chỉnh lượng tồn kho cũng như các chi phí quản lý kho,… Chính vì vậy, có rất nhiều yếu tố mà nhà quản lý kho cần chú trọng để có thể quản lý kho một cách hiệu quả. Trong bài viết này, chúng tôi xin chia sẻ một số sai lầm mà bạn cần tránh để có thể quản lý kho một cách chuyên nghiệp.
Những sai lầm trong quản lý hàng tồn kho
1. Ghi nhận hàng tồn kho không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: không ghi phiếu nhập kho, không có biên bản giao nhận hàng, không có biên bản đánh giá chất lượng hàng tồn kho. Mua hàng hóa với số lượng lớn nhưng không có hợp đồng, hóa đơn mua hàng không đúng quy định.
2. Xác định và ghi nhận sai giá gốc hàng tồn kho (Chưa phân bổ phần chi phí liên quan đến mua hàng vào giá vốn hàng nhập kho)
3. Phiếu nhập xuất kho chưa đúng quy định: Không đánh số thứ tự, viết trùng số, thiếu chữ kí, các chỉ tiêu không nhất quán, lập phiếu nhập xuất kho không kịp thời, hạch toán Xuất kho trước khi nhập.
4. Không lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu xuất kho, không viết phiếu xuất kho riêng cho mỗi lần xuất, chưa theo dõi chi tiết từng loại vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa…
5. Không đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho và kế toán. Chênh lệch kiểm kê thực tế và sổ kế toán, thẻ kho, chênh lệch sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối kế toán.
6. Quy phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Không tách biệt thủ kho, kế toán HTK, bộ phận mua hàng, nhận hàng.
7. Giá trị hàng tồn kho nhập kho khác giá trị trên hóa đơn và các chi phí phát sinh.
8. Chưa lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn định kỳ hàng tháng, hàng quý; bảng tổng hợp số lượng từng loại nguyên vật liệu tồn kho để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán.
9. Không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho, mua hàng sai quy cách, chất lượng, chủng loại… nhưng vẫn hạch toán nhập kho.
10. Hạch toán hàng tồn kho giữ hộ vào TK152 mà không theo dõi trên tài khoản ngoài bảng 002.
11. Không hạch toán phế liệu thu hồi. Nguyên vật liệu xuất thừa không hạch toán nhập lại kho.
12. Hạch toán sai: HTK nhập xuất thẳng không qua kho vẫn đưa vào TK 152, 153…(HTK)
13. Không hạch toán hàng gửi bán, hay hạch toán chi phí vận chuyển, bốc xếp vào hàng gửi bán, giao hàng gửi bán nhưng không kí hợp đồng, chỉ viết phiếu xuất kho thông thường.
14. Phương pháp tính giá xuất kho, xác định giá trị sản phẩm dở dang chưa phù hợp hoặc không nhất quán trong năm tài chính
15. Phân loại sai TSCĐ là hàng tồn kho(công cụ, dụng cụ), không phân loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa.
16. Phân bổ công cụ, dụng cụ theo tiêu thức không phù hợp, không nhất quán; không có bảng phân bổ công cụ dụng cụ xuất dung trong kỳ.
17. Không trích lập dự phòng giảm giá HTK hoặc trích lập không dựa trên cơ sở giá thị trường. Lập dự phòng cho hàng hóa giữ hộ không thuộc quyền sở hữu của đơn vị. Trích lập dự phòng không đủ hồ sơ hợp lệ.
18. Không kiểm kê HTK tại thời điểm 31/12 năm tài chính.
19. Chưa xử lý vật tư, hàng hóa phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê.
20. Chưa đối chiếu, kiểm kê, xác nhận với khách hàng về HTK nhận giữ hộ.
21. Xuất kho nhưng không hạch toán vào chi phí. Xuất vật tư cho sản xuất chỉ theo dõi về số lượng, không theo dõi về giá trị.
22. Không theo dõi hàng gửi bán trên TK hàng tồn kho hoặc giao hàng gửi bán nhưng không kí hợp đồng mà chỉ viết phiếu xuất kho thông thường. Hàng gửi bán đã được chấp nhận thanh toán nhưng vẫn để trên TK 157 mà chưa ghi nhận thanh toán và kết chuyển giá vốn.
23. Công cụ, dụng cụ báo hỏng nhưng chưa tìm nguyên nhân xử lý hoặc vẫn tiếp tục phân bổ vào chi phí.
Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả
- Sắp xếp hàng hóa thông minh hơn (Ví dụ: Hàng bán chạy đặt ở vị trí dễ lấy).
- Dán nhãn hoặc treo biển cho mỗi khu vực trong kho để dễ dàng tìm kiếm hàng hóa (Khu A: Mì gói, bún khô; Khu B: Xà phòng, dầu gội, sữa tắm…).
- Sử dụng kệ cao để tận dụng không gian kho một cách hiệu quả nhất.
- Tạo lối đi đủ rộng, đảm bảo không gian làm việc cho nhân viên ( các công việc như kiểm kho, sắp xếp hàng, chuyển hàng, nhập hàng…)
Trên đây những sai lầm và cách khắc phục để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, mong rằng bài viết hữu ích với kế toán!
Xem thêm bài viết:
>> 5 yếu tố cần chú ý để xác định mức tồn kho hợp lý trong doanh nghiệp
>> Nghiêm cấm 3 “KHÔNG” khi quản lý kho trong doanh nghiệp
>> Kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả