1. Hóa đơn điện tử là gì?
- Theo quy định tại Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cung cấp các định nghĩa liên quan đến hóa đơn điện tử. Hóa đơn là một chứng từ kế toán được sử dụng bởi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ để ghi nhận thông tin về bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Hóa đơn có thể được thể hiện dưới dạng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
– Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được lập dưới dạng dữ liệu điện tử và có hoặc không có mã của cơ quan thuế. Đây là hóa đơn được tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế. Hóa đơn điện tử có thể được tạo ra từ máy tính tiền được kết nối để chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn điện tử được cấp mã bởi cơ quan thuế trước khi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn điện tử được tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
- Theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử phải được thực hiện bằng phương tiện điện tử.
– Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ.
– Việc bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn, an ninh, bảo mật, bảo quản dưới dạng không thể thay đổi, xóa sửa, phải lưu trữ đầy đủ, chính xác và đảm bảo tính pháp lý của thông tin trong suốt thời gian quy định.
– Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu. Cơ quan thuế và cơ quan chức năng có thẩm quyền sẽ có quyền kiểm tra, rà soát và yêu cầu cung cấp hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của các tổ chức, cá nhân.
2. Cách xử lý, điều chỉnh hóa đơn điện tử sai thuế suất chính xác nhất
2.1. Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót về thuế suất sau khi cấp mã
Nếu hóa đơn điện tử của bạn chứa mã số thuế và bị sai sót về thuế suất, theo hướng dẫn tại Thông tư 78/2021.TT-BTC, xử lý sẽ được thực hiện như sau:
– Nếu hóa đơn chỉ bị sai sót về tên hoặc địa chỉ của người mua, nhưng mã số thuế và các thông tin khác đều chính xác, người bán sẽ thông báo cho người mua về sai sót này và báo cáo cho cơ quan thuế bằng Mẫu số 04, và không cần lập lại hóa đơn.
– Nếu hóa đơn bị sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hoặc các thông tin về hàng hóa không đúng quy cách hoặc chất lượng, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận và chỉ ra các sai sót. Sau đó, người bán sẽ báo cáo với cơ quan thuế bằng Mẫu số 04 để yêu cầu hủy hóa đơn điện tử sai sót và lập hóa đơn mới thay thế.
Cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn điện tử cũ trên hệ thống và cấp mã cho hóa đơn mới. Hóa đơn mới phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn…, ngày… tháng… năm”. Sau đó, người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn mới thay thế và gửi lại cơ quan thuế để nhận mã số mới.
Về trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót về thuế suất, người bán và người mua sẽ phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ thông tin về sai sót trên hóa đơn điện tử đó. Sau đó, người bán phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 về việc hủy hóa đơn điện tử và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót.
Sau khi cơ quan thuế nhận được thông báo, họ sẽ tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót và lưu trữ thông tin về hóa đơn này trên hệ thống của cơ quan thuế. Người bán sẽ phải lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót. Hóa đơn điện tử mới này phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn…, ngày… tháng… năm” để chỉ rõ rằng hóa đơn này được lập để thay thế cho hóa đơn điện tử cũ bị sai sót. Người bán sẽ phải ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới này trước khi gửi lại cơ quan thuế để yêu cầu cấp mã cho hóa đơn điện tử mới.
2.2. Xử lý đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập bị sai sót về thuế suất
Trong trường hợp hóa đơn điện tử của bạn không có mã số thuế, nếu có sai sót về thuế suất, hướng dẫn xử lý sẽ được quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC như sau:
– Nếu chỉ có sai sót về tên và địa chỉ của người mua, không có sai sót về mã số thuế và các nội dung khác, người bán sẽ thông báo cho người mua biết về sai sót này và không cần phải lập lại hóa đơn. Nếu dữ liệu hóa đơn điện tử đã được gửi cho cơ quan thuế, người bán sẽ thông báo với cơ quan thuế theo mẫu.
– Nếu có sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng, người bán và người mua sẽ lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Sau đó, người bán sẽ lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới này phải được ghi rõ dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn…, ngày… tháng… năm”. Người bán sẽ ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới này trước khi gửi cho người mua. Nếu dữ liệu hóa đơn điện tử đã được gửi cho cơ quan thuế, người bán sẽ thông báo với cơ quan thuế theo mẫu và gửi dữ liệu hóa đơn điện tử mới theo phương thức và thời gian theo quy định.
Khi xảy ra sai sót về thuế suất, người bán và người mua cần phải thống nhất thông tin và lập văn bản thỏa thuận ghi rõ tình trạng sai sót. Sau đó, người bán sẽ lập một hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn điện tử cũ đã có sai sót. Trên hóa đơn điện tử mới, người bán cần phải ghi rõ thông tin về việc thay thế hóa đơn cũ bao gồm ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn và ngày tháng năm lập hóa đơn. Để phân biệt hóa đơn mới với hóa đơn cũ, trên hóa đơn điện tử mới cần phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn…, ngày… tháng… năm”.
Sau khi lập hóa đơn điện tử mới, người bán sẽ tiến hành ký số, ký điện tử trên hóa đơn mới và gửi cho người mua. Đồng thời, người bán cần thông báo về sai sót và việc thay thế hóa đơn cũ đến cơ quan thuế bằng cách lập mẫu số 04 và gửi dữ liệu hóa đơn điện tử mới theo phương thức và thời gia. Việc thực hiện thủ tục này giúp người bán và người mua giải quyết vấn đề về sai sót thuế suất một cách chính xác và nhanh chóng, đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế.
MỌI THẮC MẮC LIÊN QUAN ĐẾN KẾ TOÁN THUẾ XIN LIÊN HỆ HOTLINE: 0356828688 – 0911298688 ĐỂ ĐƯỢC HỖ TRỢ TƯ VẤN. NGOÀI RA Kế toán ALA Việt Nam CÒN ĐANG HỖ TRỢ CÁC DOANH NGHIỆP MỚI THÀNH LẬP VỀ TOKEN, LÀM LẠI SỔ SÁCH,… VỚI GIÁ CẢ PHẢI CHĂNG.
