Bộ chứng từ hóa đơn đầu vào là căn cứ quan trọng khi doanh nghiệp thực hiện mua nguyên vật liệu, hàng hóa, tài sản cố định,… Kế toán cần nắm được một bộ chứng từ đầy đủ gồm những giấy tờ nào để kiểm tra, đảm bảo việc mua bán hợp lệ, hợp pháp. Đồng thời, việc lưu trữ các chứng từ này cũng cần được thực hiện khoa học, hợp lý để phục vụ cho các nghiệp vụ hạch toán kế toán, kiểm tra sau này.
1. Bộ chứng từ hóa đơn đầu vào gồm những gì?
Trong quá trình mua hàng hóa, nguyên vật liệu, tài sản cố định,… tùy từng trường hợp mà kế toán cần lưu ý kiểm tra kỹ lưỡng bộ chứng từ đi kèm với hóa đơn đầu vào.
1.1. Trường hợp mua hàng hóa trong nước
Đối với hàng hóa mua trong nước, bộ chứng từ kế toán bắt buộc bao gồm:
- Hợp đồng kinh tế (Hợp đồng mua bán) giữa hai bên.
- Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào.
- Chứng từ thanh toán cho người bán:
+ Phiếu chi: Nếu hóa đơn có tổng giá trị thanh toán dưới 20 triệu đồng.
+ Ủy nhiệm chi hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Nếu hóa đơn có tổng giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên.
- Phiếu nhập kho hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc tài sản cố định,….
Ngoài bộ chứng từ bắt buộc, một số trường hợp sẽ phải kèm theo bộ chứng từ kế toán bao gồm:
- Biên bản bàn giao hàng hóa.
- Phiếu xuất kho của bên bán.
- Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán giữa hai bên.
1.2. Trường hợp nhập khẩu hàng hóa
Một bộ chứng từ mua vào của hoạt động nhập khẩu hàng hóa bao gồm:
- Hợp đồng bán hàng hóa, gia công hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Nếu hàng hóa đã hoàn tất thủ tục hải quan thì cần cung cấp tờ khai hải quan trong bộ chứng từ.
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
- Hóa đơn thương mại.
- Chứng từ nộp thuế ở khâu nhập khẩu.
- Phiếu nhập kho.
1.3. Trường hợp mua sắm tài sản cố định
Đối với chi phí mua sắm tài sản cố định, hồ sơ, chứng từ mua hàng sẽ gồm:
- Hợp đồng mua bán tài sản cố định.
- Biên bản thanh lý hợp đồng mua tài sản cố định.
- Hóa đơn mua vào.
- Biên bản bàn giao tài sản cố định.
- Chứng từ thanh toán.
Trường hợp này, nếu là hoạt động xây dựng cơ bản cần có thêm:
- Hồ sơ quyết toán công trình xây dựng.
- Biên bản bàn giao công trình, nghiệm thu công trình.
2. Hướng dẫn sắp xếp, lưu trữ bộ chứng từ hóa đơn đầu vào
Sắp xếp và lưu trữ chứng từ kế toán sao cho hợp lý, khoa học là điều quan trọng đối với người làm kế toán. Ngoài mục đích lưu trữ đơn thuần thì đây sẽ là việc giúp kế toán dễ dàng tìm kiếm, phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra khi cần để chứng minh các nghiệp vụ kinh tế trong doanh nghiệp.
2.1. Hệ thống lưu trữ hợp đồng
Đối với hợp đồng, kế toán cần sắp xếp, lưu trữ như sau:
- Lưu trữ toàn bộ hợp đồng gốc có dấu đỏ tại Phòng Kế toán.
- Sắp xếp, phân loại theo từng dự án, từng nội dung công việc theo từng folder có ghi chú tên dự án ở gáy.
- Nếu hợp đồng có 2 bản gốc trở lên thì phòng Kế toán giữ một bộ, các bộ gốc còn lại có thể lưu ở bộ phận khác phụ trách công việc liên quan.
- Nếu hợp đồng chỉ có một bản gốc thì bản gốc đó lưu trữ tại Phòng Kế toán, các phòng khác nếu cần lưu trữ thì sử dụng bản sao.
- Các bộ phận khác không được mượn hợp đồng bản gốc mang ra ngoài phạm vi phòng kế toán, trường hợp đặc biệt cần có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
Hợp đồng sẽ được lưu đồng bộ với một số chứng từ sau:
- Tờ trình, kế hoạch, các bộ hồ sơ liên quan đến phê duyệt hợp đồng.
- Các phụ lục hợp đồng ký thêm.
- Phiếu chi, ủy nhiệm chi photo theo từng lần thanh toán.
- Biên bản giao – nhận hàng hóa, nghiệm thu, biên bản thanh lý hợp đồng,…
- Chứng từ nộp thuế (Nếu có).
- Hóa đơn đỏ, bản sao phiếu xuất – nhập kho.
- Bảng tính lãi vay,…
2.2. Hệ thống sắp xếp, lưu trữ hóa đơn đầu vào và một số chứng từ kế toán
Khi lưu trữ hóa đơn mua vào, kế toán cần lưu ý:
- Kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có).
- Lưu trữ từng loại hóa đơn và chứng từ kèm theo, cụ thể như dưới đây.
Phiếu nhập kho lưu cùng các chứng từ:
- Hóa đơn đầu vào.
- Biên bản giao hàng.
- Hợp đồng mua hàng.
- Đề nghị mua hàng.
Phiếu chi, ủy nhiệm chi lưu trữ cùng:
- Đề nghị thanh toán, tạm ứng đã phê duyệt.
- Bản kế hoạch các khoản mục duyệt chi.
- Hóa đơn, chứng từ gốc kèm theo.
- Các khoản chi theo Quyết định.
- Xác nhận trả nợ gốc và lãi của ngân hàng nếu là các khoản vay,…
Các phiếu kế toán lưu trữ cùng:
- Đề nghị thanh toán hoặc tạm ứng đã phê duyệt.
- Hóa đơn chứng từ bản gốc.
- Bảng phân bổ, trích hao về doanh thu, chi phí hoặc khấu hao tài sản.
- Các quyết định của Giám đốc, đề nghị của Phòng Kế toán về các bút toán điều chỉnh, chuyển công nợ,…
- Bảng phân bổ tiền lương, chi phí,…
Trên đây là hướng dẫn kế toán xác định bộ chứng từ hóa đơn đầu vào. Đây là nghiệp vụ quan trọng làm căn cứ xác minh tính hợp lệ, hợp pháp cho các nghiệp vụ kinh tế của doanh nghiệp. Kế toán cần nắm được các quy định về một bộ chứng từ đầy đủ, đồng thời cần lưu trữ, sắp xếp các chứng từ đúng quy định để phục vụ cho việc tra cứu, kiểm tra, thống kê… của doanh nghiệp.
Kế Toán ALA hỗ trợ thành lập doanh nghiệp trọn gói chỉ từ 2.000.000 vnđ chỉ trong 3-7 ngày sẽ đi vào hoạt động. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp có vấn đề gì về kế toán thuế hay có nhu cầu về thành lập doanh nghiệp khách hàng vui lòng liên hệ hotline/zalo: 0356828688 – 0911298688