Hóa đơn điện tử đã được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách sử dụng/quản lý hóa đơn đúng cách và đạt hiệu quả cao nhất.
Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp
Các doanh nghiệp sẽ áp dụng nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 14 & Điều 20 Nghị định 119 của Chính phủ. Các doanh nghiệp, đơn vị cần theo dõi những nguyên tắc sau đây để sử dụng hóa đơn đúng cách. Bao gồm:
- Tại thời điểm mà doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu như trước đó vẫn còn hóa đơn giấy chưa sử dụng hết. Các doanh nghiệp, đơn vị cần phải tiến hành hủy hết toàn bộ hóa đơn giấy, sau đó mới được sử dụng hóa đơn điện tử.
- Trong quá tình giao dịch. Bên bán hàng cần phải có trách nhiệm gửi hóa đơn mua hàng cho bên mua hàng khi giao dịch đã kết thúc. Và trong quá trình mua hàng, giữa bên bán hàng và bên mua hàng cần phải thống nhất về phương thức gửi và nhận hóa đơn điện tử.
- Trong trường hợp bên mua hàng đã lập hóa đơn điện tử đúng với thời hạn quy định. Nhưng bên mua lại không gửi hóa đơn này đến Cơ quan thuế đúng thời hạn quy định. Như vậy, người chịu trách nhiệm không phải bên mua hàng. Bên cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử sẽ chịu trách nhiệm về việc này.
- Đối với những hóa đơn giấy được chuyển sang từ hóa đơn điện tử. Nó sẽ chỉ có giá trị khi kế toán sử dụng để ghi sổ và theo dõi đúng với quy định. Và trong quá trình giao dịch và thanh toán, hóa đơn giấy sẽ không có hiệu lực.
- Không quy định về cách lưu trữ hóa đơn điện tử. Mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn cách lưu trữ hóa đơn điện tử của riêng mình. Phù hợp với đặc thù cũng như công nghệ của doanh nghiệp đó. Tuy nhiên các doanh nghiệp vẫn cần phải lưu ý. Dù sử dụng phương thức lưu trữ nào thì vẫn phải đảm bảo hóa đơn được lưu trữ đầy đủ và đúng với thời hạn quy định.
Nguyên tắc quản lý hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp
Dựa theo Điều 4 Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Các doanh nghiệp có thể quản lý hóa đơn dựa trên những nguyên tắc như sau:
- Trong quá tình buôn bán hàng hóa và dịch vụ. Bên bán hàng cần phải lập hóa đơn ĐT có mã của cơ quan Thuế hoặc lập hóa đơn nhưng không có mã của cơ quan Thuế. Sau đó giao lại hóa đơn này cho người mua hàng theo đúng quy định.
- Khi sử dụng hóa đơn trong quá trình buôn bán, giao dịch. Người bán cần phải tuân thủ đúng những quy định của pháp luật về hóa đơn.
- Không phải bất cứ đơn vị nào cũng sẽ có mã của cơ quan Thuế. Cơ quan thuế sẽ dựa vào những thông tin mà doanh nghiệp cung cấp ở trong hóa đơn để quyết định có cung cấp mã hay không.
Bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử sẽ được doanh nghiệp bảo quản và lưu trữ bằng phương pháp điện tử.
- Các cơ quan sẽ được phép lựa chọn hình thức lưu trữ hóa đơn dựa trên khả năng ứng dụng công nghệ của mình.
- Trong quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử. Các doanh nghiệp, đơn vị cần phải đảm bảo các yếu tố như sau:
+ Trong suốt quá trình lưu trữ hóa đơn. Kế toán viên cần phải đảm bảo hóa đơn được lưu trữ đầy đủ, vẹn toàn, không bị thay đổi trong khi lưu trữ.
+ Kế toán viên cần đảm bảo rằng các hóa đơn của mình được lưu trữ đúng thời hạn và theo quy định của Luật kế toán.
+ Khi cần hoặc khi cấp trên có yêu cầu, hóa đơn điện tử cần phải in được ra giấy để sử dụng.
Trong suốt quá trình lưu trữ hóa đơn, nếu như đã lưu trữ đủ thời hạn. Không có yêu cầu khác của cơ quan chủ quản. Doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn tùy ý. Việc hủy những hóa đơn đã đến hạn sẽ không gây ra bất cứ ảnh hưởng gì cho doanh nghiệp và cho những dữ liệu trên hóa đơn chưa hủy.
Xem thêm:
Bảo hiểm thất nghiệp 2020: Làm thế nào để được hưởng nhanh nhất?