Bản mô tả công việc kế toán thanh toán trong doanh nghiệp

Kế toán thanh toán là người lập chứng từ thu chi trong doanh nghiệp khi có nhu cầu thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Khi phát sinh giao dịch, khách hàng có thể đến công ty thanh toán hoặc chuyển khoản qua ngân hàng.

2. Bản mô tả công việc kế toán thanh toán trong doanh nghiệp:

– Quản lý tài khoản doanh thu

+ Thực hiện các nghiệp vụ thu tiền: từ cổ đông, thu nợ, nhận tiền từ thủ quỹ hàng ngày.

+ Theo dõi thanh toán thẻ của khách hàng.

+ Theo dõi công nợ của cổ đông, khách hàng, nhân viên và đôn đốc thu hồi nợ.

+ Theo dõi tiền gửi ngân hàng.

+ Theo dõi thanh toán thẻ của khách hàng.

– Quản lý và xác minh tính hợp pháp của các khoản thu chi.

– Kiểm tra hoạt động của thủ quỹ ngân hàng

– Quản lý chi phí

+ Lên lịch thanh toán công nợ với nhà cung cấp theo định kỳ.

+ Trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ thanh toán tiền mặt, qua ngân hàng cho nhà cung cấp, đối tác như: Liên hệ đối chiếu công nợ, nhận hóa đơn, duyệt đề nghị thanh toán, lập phiếu chi…

+ Thực hiện các nghiệp vụ chi tiêu nội bộ như lương, thưởng, phụ cấp, tạm ứng…

– Theo dõi quản lý quỹ tiền mặt

+ Phối hợp với thủ quỹ thực hiện các nghiệp vụ thu chi theo quy định.

+ Trong báo cáo hiện có, tiền mặt hàng ngày cho GD

+ Đối chiếu kiểm tra tồn kho cuối ngày với thủ quỹ.

– Các công việc khác

+ Theo dõi và báo cáo quản lý các tài khoản thu chi.

+ Lập báo cáo, chứng từ, sổ sách liên quan đến định mức hoặc đột xuất theo yêu cầu.

+ Báo cáo tình hình công nợ khách hàng, nhà cung cấp cho cấp quản lý.

+ So sánh công việc với khách hàng và nhà cung cấp.

+ Mô tả dữ liệu khi có yêu cầu.

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của cấp trên.

3. Kỹ năng cơ bản cần thiết cho vị trí kế toán thanh toán:

Trên đây là bản mô tả công việc của nhân viên kế toán thanh toán. Để phụ trách bố trí nhân viên kế toán thanh toán thực sự cần những kỹ năng cơ bản sau:

– Duy trì kỹ năng kế toán.

– Đáp ứng kỹ năng văn phòng. Đặc biệt là biết sử dụng các phần mềm kế toán mà công ty áp dụng.

– Kỹ năng truyền đạt lý thuyết tốt. Vì vị trí này yêu cầu tiếp xúc với nhiều bên liên quan khác nhau như khách hàng, nhân viên công ty, v.v.

– Có kinh nghiệm và một số kỹ năng cần thiết về kế toán công nợ cũng là một điểm cộng cho nhân viên ứng tuyển công việc kế toán thanh toán.

Kế toán thanh toán có phải là kế toán công nợ không?

Nhiều người thường lầm tưởng kế toán thanh toán là kế toán công nợ thực hiện một số nghiệp vụ tương đối đồng thời có liên quan chặt chẽ với nhau. Thực chất đây là hai nghiệp vụ kế toán riêng biệt trong doanh nghiệp và có thể hiểu đơn giản như sau:

Kế toán thanh toán là vị trí phụ trách các khoản thu chi bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản khi có nhu cầu thanh toán trong doanh nghiệp.

Các khoản phải trả còn lại là công việc theo dõi các khoản nợ. Bao gồm nợ khách hàng, nợ người bán và các loại nợ khác…

4. Các nghiệp vụ thanh toán với Doanh nghiệp:

4.1. Khái niệm:

Quan hệ thanh toán được hiểu là quan hệ kinh doanh xuất hiện khi doanh nghiệp có quan hệ mua bán và có quan hệ trao đổi để vay vốn kinh doanh. Mọi quan hệ thanh toán đều tồn tại trong cam kết nợ giữa chủ nợ và con nợ về một khoản tiền theo những điều khoản đã định trước có hiệu lực trong suốt thời hạn vay hoặc nợ.

– Thứ nhất, giao dịch sử dụng tiền, hiện vật để giải quyết các giao dịch phát sinh.

– Thứ hai, hoạt động ngoài công lập.

4.2. Đặc điểm của các nghiệp vụ thanh toán:

Giao dịch thanh toán có liên quan đến nhiều đối tượng.

– Các giao dịch này phát sinh thường xuyên và cần theo dõi chi tiết từng người nộp tiền.

– Việc thanh toán có ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của doanh nghiệp nên thường có những quy định rất chặt chẽ trong việc thanh toán, vì vậy cần có sự giám sát và quản lý thường xuyên để các quy định được tôn trọng.

– Giao dịch thanh toán phát sinh trong cả quá trình mua nguyên vật liệu, hàng hóa đầu vào và quá trình tiêu thụ. Đối với doanh nghiệp thương mại, nó tham gia vào toàn bộ quá trình kinh doanh (mua bán).

4.3. Phân loại các nghiệp vụ thanh toán:

Thanh toán có thể được phân loại theo các tiêu chí khác nhau

Căn cứ vào đặc điểm của hoạt động thanh toán, nghiệp vụ thanh toán được chia thành hai loại:

– Thanh toán các khoản phải thu

– Thanh toán các khoản phải trả

Theo mối quan hệ với doanh nghiệp: thanh toán bên trong doanh nghiệp (tạm ứng, trả lương…) và thanh toán bên ngoài (thanh toán với nhà cung cấp, khách hàng…).

Theo thời gian: thanh toán thường xuyên hoặc định kỳ. Nhưng thông thường người ta thường phân loại nghiệp vụ thanh toán theo đối tượng, theo tiêu chí này có các nghiệp vụ thanh toán sau:

– Thanh toán với người bán

– Thanh toán với khách hàng

– Thanh toán tạm ứng

– Thanh toán cho nhà nước

Giao dịch được chấp nhận, ký quỹ, ký quỹ

Hoạt động thanh toán đa dạng

Trong phạm vi đề tài này tôi sẽ trình bày về các giao dịch thanh toán với người bán, khách hàng và Nhà nước.

4.4. Một số phương thức thanh toán phổ biến ở Việt Nam hiện nay:

Thanh toán bằng tiền mặt

Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các loại hình thanh toán như: thanh toán bằng tiền Việt Nam, trái phiếu ngân hàng, bằng ngoại tệ các loại và các loại giấy tờ có giá trị như tiền. Khi nhận được vật tư, hàng hoá, dịch vụ

thì bên mua xuất tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho người bán. Hình thức thanh toán này trên thực tế chỉ phù hợp các loại hình giao dịch với số lượng nhỏ và đơn giản, bởi vì với các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn. Thông thường hình thức này được áp dụng trong thanh toán với công nhân viên, với các nhà cung cấp nhỏ, lẻ…

Thanh toán không dùng tiền mặt

Đây là hình thức thanh toán được thực hiện bằng tính toán chuyển khoản hoặc thanh toán bù trừ thông qua trung gian là các ngân hàng.

Các định dạng cụ thể có thể bao gồm:

Thanh toán bằng Séc

– Séc là một chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu sẵn có đặc biệt của Ngân hàng, yêu cầu Ngân hàng trích tiền từ tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng có tên trên séc. Tổ chức ra đề thi hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng đề thi. Séc chỉ được phát hành khi có số dư trong tài khoản ngân hàng.

Séc phải trả bao gồm chuyển khoản ngân hàng, séc bảo mật, séc tiền mặt và séc tỷ lệ.

• Séc chuyển khoản: Dùng để thanh toán, mua bán hàng hoá giữa các đơn vị trên cùng địa bàn. Séc có giá trị thanh toán chuyển khoản không có giá trị lĩnh vực tiền mặt, séc phát hành chỉ có giá trị trong thời hạn quy định.

• Séc tiêu chuẩn: Là loại séc chuyển khoản nhưng chỉ được ngân hàng bảo đảm thanh toán một số tiền nhất định trong toàn bộ tờ séc. Sổ séc định mức có thể dùng để thanh toán trong cùng địa phương hoặc khác địa phương. Khi phát hành, đơn vị chỉ được phát hành trong phạm vi ngân hàng bảo lãnh thanh toán. Đối với mỗi lần phát hành, hạn mức còn lại phải được ghi ở mặt sau của séc. Khi người bán nhận séc phải kiểm tra hạn mức còn lại của tờ séc.

• Séc chuyển tiền cầm tay: Là séc chuyển tiền cầm tay, được ngân hàng đảm bảo thanh toán.

• Séc đảm bảo: Là séc chuyển tiền được ngân hàng đảm bảo thanh toán số tiền ghi trên mỗi tờ séc. Khi phát hành séc, người phát hành được mang đến ngân hàng để đóng dấu bảo đảm thanh toán cho tờ séc đó. Séc này chủ yếu dùng để thanh toán giữa các đơn vị mua bán vật tư, hàng hóa… trên cùng địa bàn chứ không có nghiệp vụ xen kẽ.

Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu

Nhiệm vụ nhờ thu là hình thức chủ tài khoản giao cho ngân hàng thu bất kỳ số tiền nào từ khách hàng hoặc các đối tượng khác.

* Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi

Ủy nhiệm chi là giấy ủy quyền của chủ tài khoản yêu cầu ngân hàng phục vụ chuyển một số tiền nhất định để thanh toán cho nhà cung cấp, Ngân sách Nhà nước và một số khoản thanh toán khác…

Thanh toán bù trừ

Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ luân phiên nhau. Theo cấu hình thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu số tiền thanh toán và số phải trả để bù trừ cho nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần thanh toán phần chênh lệch sau khi bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thuận lợi và được lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ theo dõi.

Thanh toán bằng thư tín dụng – L/C

Theo công thức này, khi mua hàng, người mua phải lập một tài khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán tiền hàng của người bán. Khi hàng được giao, ngân hàng của người mua sẽ phải chuyển số tiền thanh toán cho ngân hàng của người bán. Công thức này được áp dụng cho các đơn vị địa phương khác nhau, không có nhiệm vụ hỗn hợp. Trên thực tế, hình thức này ít được sử dụng trong thanh toán trong nước, nhưng nó lại hiệu quả và được sử dụng rộng rãi trong thanh toán quốc tế, ngoại trừ đồng tiền thanh toán.