Về nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử, đơn vị bán hàng có thể chuyển đổi từ hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy nhằm chứng minh nguồn gốc hàng hóa trong quá trình lưu thông. Nhưng chỉ được chuyển đổi 1 lần với một hóa đơn mua hàng. Đồng thời cũng cần phân biệt, hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy không phải là hóa đơn giấy. Hiện nay, nhiều đơn vị cũng nhầm lẫn giữa hai khái nhiệm này.
1. Chuyển đổi hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy
Theo Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử được chuyển đổi sang hóa đơn giấy, cụ thể: Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.
Hóa đơn điện tử chuyển đổi ra hóa đơn giấy còn giúp cho quá trình lưu trữ hóa đơn, chứng từ kế toán. Quá trình chuyển đổi cần tuân thủ những nguyên tắc sau:
1.1. Nguyên tắc chuyển đổi
– Chỉ được chuyển đổi 1 lần từ hóa đơn điện tử sang giấy.
– Hóa đơn chuyển đổi để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa phải tuân thủ các quy định về điều kiện chuyển đổi, tính pháp lý, ký hiệu hóa đơn tại Khoản 2,3,4, Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC.
– Hóa đơn chuyển đổi để phục vụ quá trình lưu trữ cũng phải tuân thủ các quy định về chuyển đổi tại Khoản 2,3,4, Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC.
1.2. Điều kiện chuyển đổi
Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng những điều kiện sau (Khoản 2, Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC):
– Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
– Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
– Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
1.3. Giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi
Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu sau:
– Đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn
– Có ký hiệu riêng nhằm xác nhận hóa đơn đó đã được chuyển đổi
– Có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
1.4. Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi
Hóa đơn điện tử chuyển đổi cần có ký hiệu riêng để phân biệt với hóa đơn giấy thông thường, gồm các thông tin sau:
– Dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”)
– Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi
– Thời gian thực hiện chuyển đổi.
2. Phân biệt hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy
Trên đây là một ví dụ về hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy. Bản hóa đơn này cũng sẽ được in ra thành bản giấy, nhưng không phải hóa đơn giấy thông thường. Hai loại hóa đơn này khác nhau ở các điểm:
– Mẫu: Số liên của Hóa đơn điện tử được quy định là không có liên nên ở thông số số liên sẽ là số 0.
– Ký hiệu (Số serial): Ký hiệu của hóa đơn điện tử được quy định là E, còn hóa đơn giấy là P.
– Chữ ký: Chữ ký trên hóa đơn giấy thông thường phải thực hiện ký bằng tay. Nhưng với Hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
– Hình thức: Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi. Trong khi đó, những thông tin trên lại được ghi bằng tay, bút mực với hóa đơn giấy thông thường.
Phân biệt hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy cũng rất quan trọng, nhất là khi làm sổ sách, chứng từ, báo cáo tài chính. Kế toán cần lưu ý để không vi phạm quy định của pháp luật.
Xem thêm:
Xuất hóa đơn điện tử lùi ngày sẽ bị xử lý thế nào?
Những điều kế toán cần biết về chữ ký số và chứng thư số trong hóa đơn điện tử
Cách tra cứu thông tin và in hóa đơn điện tử nhanh nhất
