Hóa đơn điện tử (HĐĐT) khi đã phát hành vì lí do gì đó mà không sử dụng đến nữa, doanh nghiệp cần phải tiến hành hủy hóa đơn điện tử đó. Nhưng doanh nghiệp cần phải lưu ý hủy đúng cách và đúng quy trình.
>> Quy định về sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất theo Thông tư 78/2021
>> Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử được Tổng Cục Thuế chứng thực
>> Thời hạn bắt buộc hóa đơn điện tử mới nhất
Khi nào doanh nghiệp cần phải hủy hóa đơn điện tử
Trước khi tiến hành hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải nắm được thời điểm nào mình cần hủy. Dựa trên quy định về HĐĐT, khi mà HĐĐT đã phát hành nhưng sau đó doanh nghiệp nhận ra có sai sót ở HĐĐT. Lúc này doanh nghiệp có thể tiến hành hủy HĐĐT. Cụ thể một số những trường hợp như sau:
- Khi HĐĐT đã được lập, bên phía bán hàng đã gửi HĐĐT này đến cho người mua hàng hóa, dịch vụ của mình. Nhưng hóa đơn này chưa được giao đến người mua hàng đã phát hiện ra thông tin sai sót ở trên hóa đơn điện tử
- Khi HĐĐT đã được doanh nghiệp lập và tiến hành gửi cho bên mua hàng. Nhưng ở bên mua hàng và cả bên bán hàng vẫn chưa thực hiện kê khai thuế.
Khi doanh nghiệp gặp cả hai trường hợp trên, doanh nghiệp cần phải tiến hành làm thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã được phát hành trước đó. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần phải lập thêm một HĐĐT khác để thay thế cho HĐĐT vừa mới hủy.
Lưu ý trong quá trình tiến hành hủy HĐĐT
Khi tiến hành hủy hóa đơn, doanh nghiệp cần phải lưu ý một số vấn đề sau:
- Doanh nghiệp cần phải có sự đồng ý và xác nhận của cả hai bên mua hàng và bên bán hàng mới được phép hủy hóa đơn điện tử. Và thời gian hủy chỉ có hiệu lực trong khoảng thời gian của cả hai bên đã thỏa thuận và quy định.
- Đối với những HĐĐT đã được hủy, doanh nghiệp vẫn cần phải tiến hành lưu trữ dựa trên thời gian mà pháp luật đã quy định.
- Sau khi đã thực hiện hủy HĐĐT, bên bán hàng bắt buộc phải tiến hành lập ra HĐĐT mới. Hóa đơn này sẽ gửi đến cho bên mua hàng để thay thế cho HĐĐT cũ.
- ở trên HĐĐT bắt buộc phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn….; Ký hiệu….; gửi ngày… tháng… năm…
>> Thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
>> Kê khai thiếu hóa đơn đầu vào thì phải làm sao?
Hướng dẫn cách hủy hóa đơn điện tử
Khi tiến hành hủy HĐĐT, doanh nghiệp cần phải thực hiện đúng với quy định của pháp luật. Doanh nghiệp sẽ thực hiện hủy hóa đơn dựa trên các bước như sau:
Bước 1. Lập biên bản về việc hủy bỏ HĐĐT
Đối với bước này, ở trong nội dung của biên bản về việc hủy bỏ HĐĐT doanh nghiệp. Bên phía doanh nghiệp bắt buộc cần phải ghi rõ ràng về nội dung trong hóa đơn cần phải điều chỉnh trong hóa đơn mới. Và trong biên bản này, yêu cầu bắt buộc cần phải có đầy đủ chữ ký của cả hai bên. Bao gồm chữ ký của bên mua hàng và bên bán hàng.
Bước 2. Thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được phát hành
Trong thao tác thực hiện hủy bỏ hóa đơn điện tử đã được lập. Doanh nghiệp sẽ thực hiện ở ngay trên phần mềm của HĐĐT mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.
Để thực hiện được bước hủy hóa đơn này, bạn cần phải đăng nhập vào trong hệ thống. Sau đó bạn tiến hành khai báo thông tin về việc “Thông báo kết quả hủy hóa đơn”.
Sau đó, bạn sẽ thực hiện lưu lại thông báo về kết quả hủy hóa đơn, đừng quên xuất ra file XML. File này sẽ được sử dụng để nộp lên cho cơ quan thuế.
Khi hồ sơ của bạn đã tạo xong và chuyển nộp cho bên cơ quan Thuế. Lưu ý bạn nên để HĐĐT đã hủy của mình ở trong trạng thái đã nộp cho bên cơ quan thuế. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng có thể kiểm soát được những hóa đơn của mình ở trên hệ thống.
Bước 3. Thiết lập HĐĐT để thay thế ở trên phần mềm
Sau khi bạn đã thực hiện đầy đủ cả 3 bước trên, việc cuối cùng mà bạn cần làm đó là lập hóa đơn mới để thay thế cho hóa đơn đã bị hủy trước đó. Yêu cầu đối với hóa đơn thay thế, cần phải lập đúng với quy định của pháp luật. Và không được thiếu dòng chữ “ Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn…” ở trên hóa đơn.
Xem thêm:
Mời tải về mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là gì?
Tải về Thông báo hủy hóa đơn điện tử mẫu số 04
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì, đăng ký như thế nào?
Cách đơn giản để nhận biết các loại hóa đơn điện tử
