Theo quy định của cục Thuế, đến ngày 1/11/2020, toàn bộ doanh nghiệp phải chuyển hoàn toàn chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Thời gian này, các doanh nghiệp được chuẩn bị, thay đổi để dần thích ứng với quy định mới. Nhiều đơn vị vẫn còn thắc mắc, chưa hiểu hết về quy trình sử dụng, ý nghĩa của hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh. Bài viết dưới đây là lời giải đáp 8 thắc mắc về hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.
1. Nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử không?
Căn cứ công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/3/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn: “Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,.., thì người bán lập HĐĐT cho người mua theo quy định, trên HĐĐT không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
Bộ Tài chính giao Cục thuế xem xét từng trường hơp phát sinh cụ thể và Điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp để hướng dẫn việc miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.”
Công văn 820/TCT-DNL ngày 13/3/2017 của Tổng cụ Thuế hướng dẫn: “Căn cứ quy định nêu trên, trường hợp người mua không phải đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cụng cấp hàng hóa, dịch vụ giữa công ty Trần Anh với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản nhận thanh toán, phiếu thu, hồ sơ chứng từ khác thì công ty Trần Anh lập HĐĐT cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua…”
=> Kết luận lại, khi người mua không phải đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nhưng có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua thì không nhất nhiết phải có chữ kỹ điện tử của người mua trên HĐĐT.
2. Có được sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy không?
Theo Điều 35, 36 Nghị định 119/2018/NĐ-CP về tính hiệu lực của các văn bản quy định về HĐĐT: “Doanh nghiệp được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua đến hết ngày 31/10/2020 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại các Nghị định 51, Nghị định 04.”
=> Kết luận rằng, đến hết ngày 31/12/2020, doanh nghiệp, tổ chức được sử dụng song song hóa đơn đặt in và HĐĐT và được sử dụng đến khi chuyển sang HĐĐT theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
3. Hóa đơn điện tử có kèm bảng kê không?
Giải đáp thắc mắc về hóa đơn điện tử có kèm bảng kê hay không, Công văn 2047/TCT-CS ngày 22/5/2019: Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không bị giới hạn về số dòng trên một tờ hóa đơn nên HĐĐT không lập kèm bảng kê.
Ngoài ra, doanh nghiệp không được lập HĐĐT không có danh mục hàng hóa mà lại kèm theo bảng kê hàng hóa bản giấy/bảng kê điện tử cho khách hàng.
4. Hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy có được lập nhiều hơn một trang?
Để phù hợp với đặc thù của HĐĐT , trường hợp chuyển đổi HĐĐT ra giấy, nếu số lượng hàng hóa dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì doanh nghiệp thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in ra mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn. Cụ thể:
Doanh nghiệp được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang, Y là tổng số trang hóa đơn).
Ngoài ra, Cục Thuế cũng xem xét từng trường hợp cụ thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn nhiều hơn một trang.
5. Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua thì xử lý thế nào?
Theo Công văn 3441/TCT-CS, ngày 29/8/2019, thống nhất đề xuất của Cục Thuế TP Hà Nội, với HĐĐT đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua thì:
Người bán:
- Hủy HĐĐT đã lập có sai sót.
- Lập HĐĐT mới gửi cho người mua.
- HĐĐT đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
6. Lập HĐĐT bán lẻ xăng dầu mà khách không lấy thì có được xuất vào ngày hôm sau không?
Theo Công văn số 1194/TCT-CS ngày 3/4/2019 của Tổng cục Thuế quy định: Đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hóa đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung một hóa đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hóa đơn phát sinh trong ngày.
Như vậy, trong trường này nếu doanh nghiệp xuất hóa đơn vào ngày hôm sau hoặc ngày làm việc tiếp theo sau ngày nghỉ lễ, tết là không phù hợp theo quy định.
7. Có cần dấu người bán trên hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT không?
Theo Cục Thuế TP Hà Nội thì hóa đơn chuyển đổi để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông phải có dấu người bán.
8. Có được lập văn bản thỏa thuận sai sót dưới dạng bản giấy?
Căn cứ Khoản 2, Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC và Công văn 3441/TCT-CS, Cục thuế Hà Nội hướng dẫn doanh nghiệp: “Trường hợp người mua không có chữ ký số, doanh nghiệp được phép lập văn bản thỏa thuận bằng giấy”.
Trên đây là 8 lời giải đáp thắc mắc về hóa đơn điện tử mà Cơ quan Thuế muốn gửi đến người dùng. Nếu bạn vẫn còn băn khoăn điều gì về sử dụng hóa đơn điện tử thì hãy để lại lời nhắn phía dưới nhé.
Xem thêm:
Hướng dẫn quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn nhất
Phân biệt hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy
Có cần đóng dấu với hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy không?