Hóa đơn điện tử đang là xu thế dẫn đầu trong công cuộc chuyển đổi số hiện nay tại Việt Nam. Bên cạnh nhiệm vụ mở rộng áp dụng hóa đơn điện tử do Chính phủ đề ra, các doanh nghiệp cũng đang dần nhận ra những lợi ích tuyệt vời mà hóa đơn điện tử mang lại. Vậy những lợi ích cụ thể đó là gì? Dưới đây là 5 lý do doanh nghiệp nên bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử ngay từ hôm nay.
I. Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC này 14/3/2011 của Bộ Tài chính, hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ.
Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài chính.
Như vậy, hóa đơn điện tử phải được lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Các loại hóa đơn điện tử phố biến hiện nay:
- Hóa đơn xuất khẩu
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn bán hàng
- Hóa đơn khác: tem, vé, phiếu thu tiền bảo hiểm…
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng… có hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
II. Lý do doanh nghiệp nên sử dụng hóa đơn điện tử
1. Tiết kiệm tối đa chi phí cho doanh nghiệp
Trước đây, doanh nghiệp thường phải tốn khá nhiều chi phí cho việc sử dụng hóa đơn giấy, bao gồm chi phí in – xuất lẫn chi phí vận chuyển, bảo quản hóa đơn.
Tuy nhiên, với việc sử dụng hóa đơn điện tử, mọi chi phí liên quan đến hóa đơn sẽ được giảm thiểu đáng kể. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm được khoảng 90% chi phí phải bỏ ra so với việc sử dụng hóa đơn giấy như trước đây.
Không còn phải lo in ấn, phát hành hóa đơn đỏ, kế toán có thể thao tác mọi lúc mọi nơi trên máy tính và gửi hóa đơn cho khách hàng chỉ trong vài giây, tránh mất thời gian của cả người gửi lẫn người nhận.
Bởi vì hóa đơn ở dưới dạng điện tử, có thể gửi trực tiếp cho khách hàng thông qua email hoặc tin nhắn nên doanh nghiệp không còn cần đến các đội ngũ hỗ trợ cũng như đội ngũ chuyển phát nhanh để vận chuyển tới người mua.
Vì vậy, doanh nghiệp sẽ không phải tiêu tốn tiền cho đơn vị vận chuyển thứ 3 nếu sử dụng hóa đơn điện tử. Ngoài ra, việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn cũng sẽ được thực hiện trên hệ thống điện tử, thế nên doanh nghiệp cũng sẽ tiết kiệm được chi phí nhân lực phục vụ công tác văn thư lưu trữ.
2. Có tính bảo mật, an toàn cao
Do được lưu trữ, quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử nên người mua chỉ cần truy cập vào hệ thống trực tuyến để trích xuất và lưu trữ trực tiếp hóa đơn trên phần mềm. Điều này sẽ giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm về hóa đơn, tránh được rủi ro trong việc bảo quản, lưu trữ cũng như hạn chế tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
Một điểm đặc biệt của hóa đơn điện tử mà hóa đơn giấy không có là mã số xác thực của Tổng cục Thuế. Mỗi hóa đơn điện tử xác thực luôn kèm theo một mã số xác thực riêng do Tổng cục Thuế cung cấp, cho nên loại hóa đơn này hoàn toàn không thể bị làm giả.
Do đó, khi sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp không chỉ bảo vệ mình một cách tốt nhất mà còn củng cố thêm niềm tin của khách hàng các sản phẩm, dịch vụ của mình.
3. Tiết kiệm thời gian và giảm thiểu các thủ tục hành chính
Với sự tiện lợi của hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không còn phải chờ đợi những thủ tục hành chính rườm rà, phức tạp mà có thể dễ dàng đăng ký và khởi tạo mẫu hóa đơn ngay lập tức. Chính vì vậy mà doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được tối đa thời gian cũng như nhân lực thực hiện những nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn.
Ngoài ra, hóa đơn điện tử cũng sẽ giúp cơ quan hành chính quản lý hồ sơ dễ dàng hơn, khiến cho việc kiểm tra, đánh giá quá trình làm việc cũng trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn.
4. Loại bỏ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bởi tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực. Chính vì vậy mà các doanh nghiệp không cần phải đầu tư nguồn nhân lực cho công việc kế toán thuế, nhân lực cho các công việc báo cáo, thực hiện các thủ tục hành chính liên quan tới hóa đơn hay thuế.
5. Đa dạng hóa các phương thức gửi hóa đơn
Nhờ vào hệ thống truy xuất hóa đơn trực tuyến, doanh nghiệp có thể lựa chọn một hoặc nhiều phương thức gửi hóa đơn đa dạng như sau:
- Gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm
- Gửi thông tin hóa đơn qua hình thức tin nhắn SMS để khách hàng dễ dàng tra cứu
- Xuất hóa đơn ra file zip để gửi cho khách hàng qua email thông thường hoặc copy file vào USB
- In hóa đơn ra giấy và gửi chuyển phát nhanh như phương thức truyền thống
Hy vọng qua bài viết trên, doanh nghiệp nào chưa sử dụng hóa đơn điện tử sẽ nhận ra những ưu thế vượt trội của hóa đơn điện tử có thể giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn như thế nào để có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử ngay từ bây giờ.
Xem thêm:
Khó khăn khi sử dụng phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử độc lập và giải pháp
8 thắc mắc về hóa đơn điện tử được Cơ quan Thuế giải đáp